Enquêtes en milieu de travail

Juin 2012 Auteur: Clarissa V. Pearce

Personnes-ressources

Points à prendre en compte dans le cadre d’enquêtes en milieu de travail

La décision d’un employeur de répondre à la plainte d’un employé par une enquête en milieu de travail équitable, exhaustive et bien exécutée est critique pour faire en sorte que toute décision prise relativement à cette plainte soit bien fondée et justifiable.

Le choix de l’enquêteur et la conduite de l’enquête jouent un rôle primordial dans la protection de l’employeur en matière de responsabilité dans le cadre de procédures ultérieures judiciaires ou pour violations des droits de la personne. Une récente décision du Saskatchewan Labour Relations Board souligne l’importance de faire en sorte que les enquêtes en milieu de travail soient bien exécutées par un enquêteur respecté et minutieux.

Choisir votre enquêteur

Les employeurs mènent souvent une enquête interne informelle ponctuelle en réponse à la plainte d’un employé. Bien que cette mesure puisse être appropriée lorsque la plainte est d’importance mineure et se rapporte à un cas isolé, les enquêtes relatives à des allégations d’inconduite grave justifient le recours à un enquêteur externe impartial.

Si une poursuite, un grief ou une plainte pour violation des droits de la personne survient après l’enquête sur la plainte de l’employé, une décision appuyée par le rapport d’un enquêteur impartial à la suite d’une enquête bien exécutée placera l’employeur en bonne position.

Dans l’affaire B.P. v Administrative and Supervisory Personnel Association1, la plaignante était une ancienne employée de la University of Saskatchewan. À l’origine, elle avait été embauchée en tant qu’étudiante en stage non rémunéré, mais avait commencé à être payée par ce que l’université appelait une « rétribution » et a fini par être embauchée en tant qu’employée. La plaignante est devenue membre d’un syndicat à partir de ce moment.

Elle s’est plainte auprès de l’université de harcèlement de la part de ses collègues et de la direction et a allégué qu’elle avait été sous-payée lorsqu’elle était stagiaire. L’université a réagi en embauchant un enquêteur indépendant externe. (Andy Robertson, chef du groupe Droit de l’emploi et du travail du bureau de Calgary de Norton Rose Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l., était l’enquêteur retenu par la University of Saskatchewan dans le cadre de ces procédures.) La direction a aidé l’enquêteur à s’assurer que son enquête était exhaustive. Il a mené des entretiens et a préparé un rapport détaillé, ainsi qu’un sommaire, dans lequel il a conclu que, bien que la direction ait mal géré la situation, les allégations de l’employée concernant du harcèlement en milieu de travail n’étaient pas fondées.

L’université s’est fiée aux conclusions du rapport de l’enquêteur en déterminant que, bien qu’il n’y ait pas eu de harcèlement, l’employée avait droit à une rémunération supplémentaire, qui lui a été fournie.

Le syndicat a également reçu une copie du rapport. L’employée voulait déposer un grief pour le rejet de sa plainte pour harcèlement, mais, en s’appuyant sur le rapport de l’enquête, le syndicat a refusé de le faire. L’employée a intenté une action contre le syndicat affirmant qu’il ne s’était pas acquitté de son obligation de représentation équitable.

Le Saskatchewan Labour Relations Board a jugé que le syndicat avait le droit de se fier au rapport de l’enquête pour décider de ne pas déposer de grief. Comme il est indiqué dans la décision, cette confiance est raisonnable si le syndicat est satisfait de la « [traduction] nomination de l’enquêteur (c.-à-d. son indépendance et son impartialité) et de ses compétences (c.-à-d. son expérience ou sa réputation en ce qui a trait aux enquêtes équitables et exhaustives) et qu’il est convaincu qu’aucune erreur grave ou violation fondamentale de la justice naturelle n’a eu lieu au cours de son enquête » (para 73). Ces critères ont été respectés dans le cas qui nous occupe.

Cette décision souligne l’importance d’engager un enquêteur approprié. L’employeur peut se fier à une enquête équitable et exhaustive, qui l’aidera en bout de ligne à convaincre le tribunal et parfois (comme dans ce cas-ci) la partie adverse que cette conduite était raisonnable.

Privilège de non-divulgation des rapports d’enquêtes en milieu de travail

Plusieurs employeurs pensent que tous les rapports produits sont confidentiels et qu’il n’est pas requis de les communiquer à l’autre partie. Toutefois, il peut être avantageux de communiquer le contenu du rapport au plaignant et au syndicat afin qu’ils puissent connaître le fondement de la décision de l’employeur.

Si l’employeur est préoccupé par la communication de commentaires faits par d’autres employés dans le cadre de l’enquête, il peut demander à l’enquêteur de préparer un sommaire détaillé de ses conclusions, sans les commentaires précis faits par les témoins.

L’employeur peut être obligé de déposer le rapport dans le cadre de procédures judiciaires subséquentes. Malgré que les employeurs engagent parfois un avocat pour enquêter puis font valoir que le rapport est assujetti au privilège du secret professionnel de l’avocat, cet argument a été rejeté dans l’affaire Ontario Nurses' Association v North Bay General Hospital2, alors que l’arbitre a ordonné que le rapport de l’enquête soit déposé en dépit des objections de l’employeur. L’arbitre a déterminé que bien qu’un avocat ait agi en tant qu’enquêteur, lorsque, dans le cadre d’une enquête en milieu de travail l’enquêteur agissant de manière indépendante est aussi un avocat, le privilège du secret professionnel de l’avocat ne s’applique pas.

Conseils aux employeurs qui font face à la plainte d’un employé

Évaluer la nature de la plainte

Bien qu’un incident isolé mineur ne puisse nécessiter qu’une réponse informelle, les enquêtes se rapportant tant à une conduite pouvant mener à un congédiement pour motif valable qu’aux plaintes pour violation des droits de la personne (y compris celles se rapportant au harcèlement personnel ou sexuel en milieu de travail) ou aux conflits de longue date entre des employés justifient la participation d’un enquêteur externe impartial.

Retenir les services d’un enquêteur en milieu de travail réputé

Plutôt que d’essayer de régler une plainte pour une inconduite grave de manière ponctuelle, retenez les services d’un enquêteur en milieu de travail jouissant d’une bonne réputation afin qu’il mène une enquête impartiale et prépare un rapport qui fournisse le fondement d’une décision éclairée. Les points à prendre en compte pour l’embauche d’un enquêteur comprennent son indépendance et ses compétences (expérience et réputation).

Norton Rose effectue des enquêtes en milieu de travail pour les employeurs, et peut diriger les clients vers des enquêteurs en milieu de travail appropriés au besoin.

Appuyer l’enquêteur en milieu de travail pendant l’exécution de l’enquête

Afin d’exécuter une enquête équitable et impartiale, l’enquêteur a besoin de l’appui de l’employeur pour mener les entretiens avec les employés, pour examiner les documents pertinents et pour préparer un rapport détaillé.

Se fier au rapport de l’enquêteur pour répondre à la plainte

La valeur d’une enquête en milieu de travail consiste à fournir le fondement permettant à l’employeur de prendre la bonne décision. Assurez-vous que toute décision prise est bien appuyée par les conclusions de l’enquêteur.

Faire préparer un sommaire analytique par l’enquêteur

Grâce à cette démarche, il serait possible de présenter un sommaire plutôt que le rapport intégral, ce qui réduirait les effets négatifs découlant de la communication de renseignements précis donnés par des témoins clairement identifiés, ces personnes pouvant se sentir trahies en raison de cette divulgation.

Norton Rose Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l.

Norton Rose Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l. exécute des enquêtes en milieu de travail indépendantes pour les employeurs qui ne sont pas actuellement des clients de Norton Rose. Norton Rose Canada S.E.N.C.R.L., s.r.l. conseille également les clients qui font face à la plainte d’un employé et peut offrir son aide dans l’élaboration de politiques exhaustives en milieu de travail énonçant les circonstances dans lesquelles une enquête est justifiée.

Notes

1 LRB dossier no 065-11 [B.P.].

2 [2011] O.L.A.A. no 506 (QL).

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