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Conseils pour une excellente communication de l’information dans les circulaires relatives aux assemblées générales annuelles

Canada Publication 20 décembre 2021

La Canadian Coalition for Good Governance (CCGG) a publié l’édition 2021 de son guide sur les pratiques exemplaires en matière de présentation de l’information dans les circulaires de sollicitation de procurations (Best Practices for Proxy Circular Disclosure en anglais seulement). 

La CCGG compile chaque année des exemples de ce qu’elle considère comme une excellente présentation de l’information par les émetteurs canadiens dans les domaines de la gouvernance et de la rémunération de la haute direction. Les exemples sont accompagnés de brèves explications des politiques et des principes de bonne gouvernance, qui sont présentés plus en détail dans les autres publications de la CCGG.

Dans son édition 2021, la CCGG a mis en évidence bon nombre des mêmes principes de bonne présentation de l’information que ceux qui étaient contenus dans ses éditions précédentes, accompagnés des mises à jour notables suivantes : 

  • Composition, diversité et planification de la relève du conseil : La CCGG a ajouté une nouvelle discussion concernant les durées limites de mandat, faisant remarquer que même si les durées limites de mandat et les âges de retraite obligatoires peuvent aider à promouvoir le renouvellement du conseil, ils ne peuvent pas remplacer un solide processus d’évaluation annuelle du conseil et de chacun de ses administrateurs. La CCGG a également approfondi sa réflexion sur l’importance de la diversité au sein des conseils d’administration, faisant remarquer qu’en plus des mesures de diversité et de la collecte de données pour soutenir la prise de décision, les sociétés doivent également évaluer les progrès qu’elles réalisent en vue de l’atteinte des objectifs en matière de diversité et en faire rapport.
  • Matrice des compétences du conseil : Bien que la CCGG considère depuis longtemps les matrices de compétences des conseils comme un outil important pour faciliter les évaluations des conseils et la planification du recrutement, elle a consacré à ce sujet cette année une section de ses lignes directrices. En particulier, la CCGG fait remarquer que les aptitudes liées à l’environnement et aux questions sociales devraient être incluses dans une matrice de compétences lorsque de telles compétences et expériences sont importantes pour les activités de la société ou la gestion des risques et la planification stratégique du conseil.
  • Interdépendance : La CCGG estime que les conseils devraient limiter le nombre d’interdépendances, qui sont des situations où des administrateurs siègent ensemble à d’autres conseils. Nouveauté de 2021, les pratiques exemplaires consistent non seulement à divulguer la politique de la société en matière d’interdépendance et à dresser la liste des administrateurs siégeant ensemble à d’autres conseils, mais le conseil devrait également examiner régulièrement les mandats externes des administrateurs et divulguer cette pratique.
  • Formation continue des administrateurs : La CCGG a approfondi sa réflexion sur la formation des administrateurs, signalant comme pratique exemplaire le fait d’inclure la contribution des administrateurs dans l’élaboration du programme, par exemple au moyen d’un sondage annuel. Cette approche donne aux administrateurs la possibilité de combler de manière proactive les lacunes dans les connaissances et permet aux sociétés d’offrir des séances plus ciblées et plus utiles.
  • Évaluations du rendement du conseil, des comités et des administrateurs : En plus de fournir de l’information précise concernant les thèmes spécifiques qui ont émergé des évaluations des administrateurs et des mesures prises pour donner suite aux conclusions, la CCGG a souligné cette année comme pratique exemplaire le fait de présenter les méthodes spécifiques utilisées pour solliciter les commentaires des administrateurs et les domaines précis dans lesquels les administrateurs ont été invités à évaluer le rendement du conseil.
  • Relève des membres de la haute direction et diversité au sein de la direction : La CCGG a ajouté à sa discussion sur la planification de la relève des membres de la haute direction une remarque selon laquelle les plans devraient tenir compte de divers horizons temporels et chercher à renforcer les aptitudes au sein de l’ensemble de l’organisation.
  • Rémunération des membres de la haute direction et gestion des risques : Outre les politiques de récupération de la rémunération, la CCGG fait remarquer cette année que les politiques anti-couverture constituent un autre outil utile pour gérer les risques liés à la rémunération. 


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