Arbitro Assicurativo

Un passo indietro: la disciplina dell’Arbitro Assicurativo

Come noto l'art. 187.1 del Codice delle Assicurazioni Private prevede l'adesione obbligatoria di imprese e intermediari assicurativi a sistemi di risoluzione stragiudiziale per le controversie con la clientela.

In data 9 gennaio 2025, veniva dunque pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il decreto il Ministero delle Imprese e del Made in Italy n. 215 del 6 novembre 2024 (il “Regolamento ministeriale”), con cui venivano determinati i criteri di svolgimento delle procedure di risoluzione stragiudiziale delle controversie da parte del c.d. Arbitro Assicurativo.

A seguito del citato Regolamento Ministeriale, l’IVASS, in data 23 maggio 2023, ha quindi emanato le disposizioni tecniche e attuative della disciplina in materia di Arbitro Assicurativo.

L’ambito soggettivo di applicazione. I rami interessati

Si ricorda che:

• l’adesione all’Arbitro Assicurativo è automatica – senza necessità, dunque, di alcun adempimento
  • per le imprese e gli intermediari iscritti agli albi e ai registri previsti dal Codice delle Assicurazioni Private. Aderiscono dunque in via automatica tanto gli operatori domestici quanto quelli comunitari operanti in Italia in regime di stabilimento o in prestazione di servizi; 

• le imprese e gli intermediari che operano in regime di libera prestazione di servizi in Italia possono tuttavia scegliere di non aderire (opt-out), a condizione che comunichino all’IVASS l’adesione a un altro sistema di risoluzione stragiudiziale nel loro Paese d’origine, purché riconosciuto nell’ambito della rete Fin.Net (in fase di pubblica consultazione IVASS ha annunciato protocolli di collaborazione volti a definire le competenze tra gli organismi di risoluzione stragiudiziale delle controversie del settore finanziario);
• l’Arbitro Assicurativo è competente per le controversie derivanti da contratti di assicurazione, sia vita che danni, nei limiti chiariti al paragrafo che segue;
• il ricorso all’Arbitro Assicurativo è alternativo all'esperimento delle procedure di mediazione e di negoziazione assistita e non pregiudica il ricorso ad ogni altro strumento di tutela previsto dall'ordinamento;
• in caso l’impresa o l’intermediario non diano esecuzione alla decisione, l’IVASS dà notizia di ciò in apposita sezione del sito internet dell'arbitro assicurativo per un periodo di cinque anni. Entro quindici giorni dalla pubblicazione sul sito dell'arbitro assicurativo, l'impresa o l'intermediario ne danno pubblicità a loro volta per sei mesi in apposita sezione della pagina iniziale del proprio sito internet.

Le controversie deferibili

Sono deferibili all’Arbitro Assicurativo:

• le controversie derivanti da contratti di assicurazioni ed aventi ad oggetto l’accertamento di diritti, anche risarcitori, obblighi e facoltà inerenti alle prestazioni e ai servizi assicurativi; o
• l’inosservanza delle regole di comportamento previste dal Titolo IX, Capo I, Sezione IVA, Capi III, III bis III ter del codice delle assicurazioni inerenti le attività di distribuzione.

Quando l’azione ha ad oggetto la corresponsione di una somma di denaro, la competenza dell’arbitro vi è quando:

• le “controversie relative a contratti di assicurazione sulla vita” non superino i seguenti importi:
  •  € 300.000: per contratti di assicurazione sulla vita di cui al ramo I, solo in caso di decesso;
  •  € 150.000: per altri contratti vita e per i contratti di cui al ramo I non in caso di decesso (assicurazione malattia e contratti long-term care);
•  per le “controversie relative a contratti di assicurazione contro i danni” non superino i seguenti importi:
  • € 2.500 se la controversia riguarda il diritto al risarcimento del danno per responsabilità civile ed è promossa dal terzo danneggiato titolare di   azione   diretta   nei   confronti dell'impresa di assicurazione del responsabile;
  •  € 25.000 in tutti gli altri casi (ivi comprese le polizze infortuni che prevedano il caso morte).

Sono escluse dalla competenza dell'arbitro assicurativo le controversie riguardanti i sinistri gestiti dal fondo di garanzia delle vittime della caccia e della strada, le controversie relative a fattispecie rimesse alla competenza della CONSAP, Concessionaria Servizi Assicurativi Pubblici S.P.A., nonché le fattispecie aventi ad oggetto grandi rischi, come definiti dal Codice Assicurazioni Private.

In sede di pubblica consultazione delle citate disposizioni tecniche, l’IVASS ha confermato l’applicabilità dell’Arbitro assicurativo anche alle ipotesi di azione diretta nell’ambito dell’RC sanitaria, segnalando inoltre che “il decreto attuativo n. 232/2024 è entrato in vigore il 16 marzo 2024 e da tale data l’azione diretta dovrebbe ritenersi consentita, anche per i contratti già stipulati a quella data, come del resto sostenuto dalla giurisprudenza di merito prevalente espressasi sino ad ora. Rimane impregiudicata la questione delle eccezioni di merito opponibili al terzo danneggiato, che dovrà essere valutata dal Collegio: le imprese hanno 24 mesi per adeguarsi”. “Nei sinistri soggetti al meccanismo di indennizzo diretto ai sensi dell’art. 149 CAP il ricorso, previa presentazione di reclamo, deve essere promosso nei confronti della propria compagnia assicurativa (i.e. impresa Gestionaria) e non della compagnia del responsabile civile”.

La natura della procedura: i principali aspetti procedurali

Ciascun collegio, formato da cinque membri nominati da IVASS, è così composto: 

1. dal presidente e due membri scelti direttamente dall'IVASS; 
2. da un componente designato dall'associazione di categoria delle imprese di assicurazione e da un componente designato congiuntamente   dalle   associazioni   di categoria degli intermediari (soltanto uno dei componenti partecipa al collegio e la partecipazione è determinata in funzione della natura del soggetto nei cui confronti è stato presentato il ricorso);
3. da un componente designato dal Consiglio nazionale dei consumatori e degli utenti di cui all'articolo 136 del codice del consumo e per le altre categorie di clienti, diversi dai consumatori, da un componente designato congiuntamente dalle associazioni di categoria.

Ai fini della nomina, l'IVASS richiede ai soggetti indicati al punto (ii) e (iii) la designazione dei rispettivi componenti per ciascun collegio.

In sintesi, il procedimento (artt. 8, 10 e 11) si articola come segue:

• è necessario, come condizione preliminare, aver presentato un reclamo all’impresa o all’intermediario coinvolto (sul punto, l’IVASS ha chiarito, in sede di fase pubblica consultazione, che “non sembrano concretamente realizzabili situazioni in cui il procedimento sanzionatorio [a seguito della presentazione del reclamo] si concluda prima della decisione dell’Arbitro Assicurativo ... Ne consegue che [i due procedimenti] possono procedere in parallelo senza particolari rischi di incoerenza in concreto”)
• il procedimento è soggetto a termini perentori, per assicurarne la rapidità, e prevede in particolare:
  • memoria di controdeduzioni: l’impresa o l’intermediario devono inviare le loro controdeduzioni, con la documentazione rilevante, entro 40 giorni dalla notifica del ricorso da parte della segreteria tecnica (che opera presso l’IVASS) (si rileva in proposito che l’attività istruttoria e decisionale del collegio si svolge su base esclusivamente documentale, ferma restando la facoltà di sentire le parti nei casi previsti dal regolamento ministeriale);
  • memoria di replica del ricorrente: la segreteria tecnica trasmette tale memoria al ricorrente entro 5 giorni dalla ricezione; il ricorrente ha poi 20 giorni di tempo per rispondere;
  • memoria di controreplica: la replica del ricorrente viene inviata all’impresa o all’intermediario entro 5 giorni, che possono a loro volta presentare una controreplica entro 20 giorni dalla ricezione;
• la decisione deve essere resa entro 90 giorni, prorogabili una sola volta;
• la decisione deve essere motivata, con la possibilità di includere proposte di conciliazione.

Il provvedimento n° 106122 contenente le disposizioni tecniche ed attuative, emanato da IVASS il 23 maggio 2025

I soggetti obbligati all’adesione all’Arbitro Assicurativo. Possibilità di opt-out.

Come anticipato, l’adesione all’Arbitro Assicurativo è automatica per le imprese e gli intermediari iscritti agli albi e ai registri previsti dal Codice delle Assicurazioni Private.

Tuttavia, le imprese e gli intermediari che operano in Italia in regime di libera prestazione di servizi possono scegliere di non aderire all’Arbitro Assicurativo. In tal caso, i soggetti interessati debbono emanare all’IVASS entro il 30 luglio 2025 la propria volontà di non aderire, specificando il sistema alternativo di risoluzione delle controversie della rete FIN-NET a cui aderiscono e fornendo l’indirizzo del relativo sito web. La comunicazione va inviata all’indirizzo email: adesionearbitroassicurativo@ivass.it. Per i soggetti che iniziano a operare in Italia dopo l’adozione delle disposizioni, il termine per la comunicazione è di 45 giorni dall’avvio dell’attività. Ogni variazione dovrà essere comunicata tempestivamente con le stesse modalità.

In sede di pubblica consultazione, in risposta ad un quesito che chiedeva se l’impresa comunitaria – nella comunicazione di non adesione all’Arbitro – potesse prendere in considerazione il sistema di ADR dello Stato in cui è stabilita la sede secondaria che opera in LPS in Italia, in alternativa a quella dello Stato in cui ha la sede legale, l’IVASS, ha precisato che “deve ritenersi che debba prendersi in considerazione il sistema alternativo presente nello Stato in cui ha sede legale l’impresa che ha istituito la sede secondaria che opera in LPS in Italia“.

Entro il 30 luglio 2025, le imprese e gli intermediari devono comunicare all’IVASS il nominativo del referente per la gestione dei ricorsi e i mezzi di comunicazione elettronica utilizzati per l’interlocuzione con l’Arbitro Assicurativo (ad esempio PEC, REM, PEO).

Procedura di selezione e nomina dei componenti del collegio

Come sopra rilevato, i collegi sono formati da cinque membri, designati da parte dell’IVASS (presidente e due membri) e delle associazioni di categoria di imprese/intermediari, da un lato, e consumatori, dall’altro (un membro per ciascuna categoria).

L’IVASS pubblica un avviso sul proprio sito e su quello dell’Arbitro Assicurativo (ove già attivo) per raccogliere le candidature dei componenti di propria spettanza. I candidati devono compilare un format che attesti il possesso dei requisiti previsti dal Regolamento ministeriale.

Le designazioni effettuate dalle associazioni di categoria devono essere accompagnate da una dichiarazione che confermi la verifica dei requisiti richiesti.

L’IVASS pubblica i compensi dei componenti del collegio sul proprio sito e su quello dell’Arbitro Assicurativo, secondo quanto previsto dal regolamento.

Modalità tecniche e operative di svolgimento delle riunioni del collegio

La segreteria tecnica, seguendo il calendario approvato dal Presidente, convoca le riunioni del collegio per via telematica. In caso di incompatibilità, impedimento o conflitto d’interessi di un componente, viene convocato il membro supplente. Se la causa emerge durante la riunione, la trattazione è rinviata. I membri del collegio accedono alla documentazione tramite le piattaforme predisposte dall’IVASS.

Nei casi di necessità previsti dal Regolamento ministeriale, le riunioni possono svolgersi in videoconferenza, purché garantita l’identificazione e la partecipazione in tempo reale.

Il Presidente coordina il collegio, guida la segreteria tecnica e verifica l’esito delle votazioni e sottoscrive le decisioni.

Il funzionamento del collegio è regolato da un regolamento organizzativo e da un Codice deontologico pubblicati online.

I termini procedurali sono sospesi dal 1° al 31 agosto e dal 23 dicembre al 6 gennaio.

Attività della Segreteria Tecnica

1. gestire le attività connesse alla nomina, decadenza e revoca dei componenti del collegio;
2. ricevere i ricorsi dei clienti e trasmetterli all’impresa e/o all’intermediario;
3. segnalare al Presidente i casi di inammissibilità dei ricorsi;
4. ricevere la documentazione delle parti, verificandone completezza, regolarità e tempestività;
5. curare la formazione del fascicolo per ciascun ricorso, garantendo la tutela dei dati personali, e metterlo a disposizione dei membri del collegio con adeguato anticipo;
6. gestire le comunicazioni tra le parti;
7. predisporre il calendario delle riunioni del collegio e sottoporlo al Presidente;
8. convocare i componenti del collegio, fornire loro l’agenda dei ricorsi;
9. assistere alle riunioni del collegio e redigerne i verbali.
10. acquisire elementi informativi e documenti aggiuntivi su richiesta del collegio.
11. curare la comunicazione al pubblico delle attività dell’Arbitro Assicurativo, aggiornando il sito internet relativamente a: le decisioni (archivio elettronico); le inadempienze delle imprese e degli intermediari; la Relazione annuale sull’attività svolta.

Adempimenti per la presentazione del ricorso all’Arbitro Assicurativo

Sul sito dell’Arbitro Assicurativo è reso disponibile un portale con procedura guidata per presentare il ricorso, accompagnato da una guida utente.
La clientela può presentare ricorso contro imprese di assicurazione e intermediari, indirizzandolo:

• all’impresa per le questione relative ad essa e agli intermediari iscritti nella sezione C) RUI;
• agli intermediari delle sezioni A), B), D), F) del RUI per questioni relative a loro e ai loro collaboratori (sezione E);
• agli intermediari nell’elenco annesso al RUI e dei loro collaboratori.

Nei casi di collaborazioni orizzontali ai sensi dell’art. 22 del D.L. 179/2012, il ricorrente può scegliere se presentare il ricorso contro l’intermediario emittente o quello proponente, in base allo specifico motivo di doglianza, includendo anche il comportamento di loro dipendenti o collaboratori. 

Per garantire il contraddittorio con l’intermediario non destinatario diretto, l’impresa o l’intermediario che riceve formalmente il ricorso deve: (i) trasmettere il ricorso, le eventuali memorie e la documentazione agli altri intermediari coinvolti (sezioni C o E o in collaborazione orizzontale); (ii) acquisire da questi ultimi le rispettive difese e documentazione e trasmettere il tutto alla segreteria tecnica (ovvero dimostrare di essersi attivati, anche nel caso in cui non abbiano ricevuto risposta dai soggetti coinvolti). 

Se ci sono distinti motivi di reclamo verso impresa e intermediario, il ricorso può essere indirizzato ad entrambi, previo reclamo nei confronti di tali soggetti.

Se impresa o intermediario appartengono a un’associazione di categoria, la documentazione può essere trasmessa da quest’ultima, garantendo sempre il contraddittorio

Adempimenti successivi alla decisione

La comunicazione dell’esecuzione della decisione può avvenire anche tramite le associazioni di categoria.

La segreteria tecnica riceve tali comunicazioni e, se necessario, chiede chiarimenti alle parti entro 30 giorni.

Rimborsi e versamenti contributivi avvengono secondo norme ministeriali e sono dettagliati sul sito dell’Arbitro Assicurativo.

Ogni parte può richiedere correzioni di errori materiali o di calcolo entro 30 giorni dalla ricezione della decisione motivata; la segreteria informa l’altra parte e il Presidente valuta la richiesta.

Le decisioni del collegio sono pubblicate sul sito dell’Arbitro Assicurativo dalla segreteria tecnica.

Pubblicità dell’inosservanza della decisione

Se l’intermediario non ha un sito internet, deve effettuare le pubblicazioni obbligatorie dell’inadempimento alla decisione all’interno dei propri locali.

Se entro 30 giorni dalla pubblicazione sul sito dell’Arbitro Assicurativo dell’inadempienza dell’impresa o dell’intermediario non viene effettuata la comunicazione che conferma la pubblicazione nella pagina iniziale del proprio sito internet, sul sito internet dell’Arbitro viene annotata la mancata ricezione.

Disposizioni finali

Le Disposizioni riguardanti l’Adesione all’Arbitro Assicurativo e la Selezione e nomina del Collegio Arbitrale si applicano a partire dal 23 maggio 2025. Le restanti Disposizioni si applicano a partire dalla data di avvio dell’operatività dell’Arbitro Assicurativo, dichiarata dall’IVASS con proprio provvedimento pubblicato sul proprio sito, ai sensi dell’articolo 13, comma 2 del Regolamento ministeriale.

Norton Rose Fulbright resta a disposizione per l’assistenza relativa ai procedimenti dinanzi all’arbitro assicurativo.

Lo Studio è inoltre a disposizione per l’implementazione di procedure che tengano conto delle neo-introdotte novità normative, nonché per la revisione della documentazione contrattuale e precontrattuale (sul punto, l’IVASS, in sede di fase di pubblica consultazione, ha anticipato che “provvederà a modificare i Regolamenti nn. 40 e 41 del 2018 al fine di adeguare gli obblighi di informativa alle nuove norme in materia di Arbitro Assicurativo”) che si renda necessaria a seguito dell’introduzione dell’arbitro assicurativo.