Compliance Update: Online-Fragebogen der Bundesregierung zum Thema Menschenrechts-Compliance

Hintergrund

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – Bundesregierung überprüft den Umsetzungsstand des Nationalen Aktionsplans Wirtschaft und Menschenrechte.

Getreu dem obigen Zitat werden Sie möglicherweise von Ernst & Young im Auftrag der Bundesregierung bis 31. Juli 2019 per E-Mail angeschrieben und gebeten, an einer Online-Befragung teilzunehmen. Am 19. August 2019 wird eine E-Mail mit dem Link zum Online-Fragebogen folgen. Dieser soll dann bis zum 7. Oktober 2019 ausgefüllt werden.

Mit der Befragung will die Bundesregierung überprüfen, inwieweit der im Dezember 2016 verkündete Nationale Aktionsplan Wirtschaft und Menschenrechte (NAP) in Ihrem Unternehmen umgesetzt worden ist (Monitoring).

Was ist der NAP?

Mit dem NAP setzt die Bundesregierung die 2011 vom UN-Menschenrechtsrat verabschiedeten UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (Leitprinzipien) um. Ziel des Plans ist, die Situation der Menschenrechte entlang der Wertschöpfungs- und Lieferketten von deutschen Unternehmen in Deutschland und weltweit zu verbessern.

Gibt es den NAP nur in Deutschland?

Nationale Aktionspläne zur Umsetzung der Leitprinzipien wurden mittlerweile in 21 Ländern verabschiedet. Weitere 24 Länder haben sich verpflichtet, einen Aktionsplan aufzustellen bzw. zu entwickeln.

International agierende Unternehmen müssen daher nicht nur den NAP in Deutschland berücksichtigen, sondern auch die Rechtsfolgen, die ggf. aus den Aktionsplänen in anderen Ländern für sie resultieren (können).

Was bezweckt die Bundesregierung mit der Befragung?

Mit der Befragung will die Bundesregierung überprüfen, ob sich ihre in 2016 formulierte Erwartung, dass 50 % der in Deutschland ansässigen Unternehmen mit über 500 Beschäftigten die Kernelemente menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten in den Unternehmensprozessen bis 2020 (Zielwert) umgesetzt haben, erfüllt hat.

Dabei handelt es sich um folgende fünf Kernelemente

• eine (von der Unternehmensleitung verabschiedete) Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte
• ein Verfahren zur Ermittlung tatsächlicher und potenziell nachteiliger Auswirkungen auf die Menschenrechte (Risikoanalyse)
• Maßnahmen zur Abwendung negativer Auswirkungen und Überprüfung der Wirksamkeit dieser Maßnahmen (Programm)
• die Berichterstattung (externe Kommunikation über die Umsetzung menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten)
• einen Beschwerdemechanismus (Hinweisgebersystem)

Was sind die Folgen bei Nichterreichung des Zielwerts?

Im Koalitionsvertrag aus dem letzten Jahr wurden die Folgen bei Nichterreichung des Zielwerts wie folgt formuliert: „Falls die wirksame und umfassende Überprüfung des NAP zu dem Ergebnis kommt, dass die freiwillige Selbstverpflichtung der Unternehmen nicht ausreicht, werden wir national gesetzlich tätig und uns für eine EU-weite Regelung einsetzen.“

Wie könnte eine solche Regelung aussehen und sind andere Länder bereits gesetzgeberisch tätig geworden?

Die genannten Leitprinzipien waren nicht nur der Ausgangspunkt für die Vielzahl an nationalen Aktionsplänen, sondern auch für mehrere Gesetzesinitiativen weltweit, die Unternehmen verpflichten, ihre Lieferketten auf Menschenrechtsverletzungen zu überprüfen. In 2012 trat der „California Transparency in Supply Chains Act” in Kraft, gefolgt von dem „UK Modern Slavery Act“ in 2015 und der „Loi de Vigilance“ in Frankreich in 2017. Ende 2018 folgten der „Australian Modern Slavery Act“ und im Mai 2019 das Gesetz zur Ächtung von Kinderarbeit in den Niederlanden. Ähnliche Initiativen werden derzeit in Finnland, Kanada und der Schweiz diskutiert.

Der Entwurf eines Wertschöpfungskettengesetzes mit umfassenden Sorgfaltspflichten zur Erstellung, Veröffentlichung und Umsetzung eines Sorgfaltspflichtenplans, ähnlich den Regelungen in Frankreich und den Niederlanden, liegt dem Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung bereits vor.

In welchen Schritten wird das Monitoring erfolgen?

Das Monitoring der Umsetzung der fünf Kernelemente in die Geschäftsprozesse der Unternehmen erfolgt in zwei Schritten. Im August 2019 bzw. März 2020 erhalten jeweils ca. 1.800 zufällig ausgewählte Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten und Sitz in Deutschland einen Link zum Fragebogen. Nach der Auswertung des ersten Fragebogens erfolgt ein Zwischenbericht im ersten Quartal 2020. Ein Schlussbericht wird im zweiten Halbjahr 2020 nach der Auswertung des zweiten Fragebogens erstellt, der maßgebend für die Ermittlung des Erreichens des Zielwerts ist (siehe nachfolgende schematische Darstellung).

Ablauf — Monitoring und Handlungsoptionen der Bundesregierung

Was ist der Inhalt der Fragebögen im August 2019 sowie im März 2020?

Die Fragebögen enthalten jeweils insgesamt 43 Fragen. Darunter sind neun sogenannte Vorab-Fragen u.a. zur Rechtsform des Unternehmens, Konzernzugehörigkeit, Mitarbeiterzahl, Branchenzugehörigkeit und zu den Wertschöpfungsaktivitäten. 34 Fragen beziehen sich auf die fünf Kernelemente mit einem klaren Schwerpunkt auf die vom Unternehmen durchgeführte menschenrechtliche Risikoanalyse. Die Fragen zur Risikoanalyse beziehen sich dabei nicht nur auf die eigenen Aktivitäten des Unternehmens, sondern umfassen auch die Risiken, die in der Lieferkette des Unternehmens liegen sowie die Risiken, die aus einem Verkauf der Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens resultieren.

25 Fragen bieten den Unternehmen die Möglichkeit, den Stand der Umsetzung mit Hilfe von Freitextoptionen zu erläutern bzw. vorzutragen, warum gewisse Kernelemente oder Teile von Kernelementen (noch) nicht umgesetzt worden sind („comply or explain“-Mechanismus).

Wer wird im Unternehmen angeschrieben?

Adressaten der Umfrage werden vorrangig die Abteilungen für Corporate Social Responsibility, falls vorhanden, ansonsten die Kommunikationsabteilungen der zufällig ausgewählten Unternehmen sein.

Wird die Beantwortung des Fragebogens kontrolliert und welche Folgen hat eine Nichtbearbeitung?

Die Unternehmen, die zehn Tage nach Erhalt des Links noch nicht mit der Bearbeitung des Fragebogens begonnen haben, erhalten eine Erinnerungs-E-Mail. Falls innerhalb der folgenden Woche noch nicht mit der Beantwortung begonnen wurde, wird versucht, Kontakt mit dem Adressaten der E-Mail aufzunehmen. Wenn trotz telefonischer Anfrage die Bearbeitung ausbleibt, erhält die Geschäftsleitung nach Ablauf einer weiteren Woche einen Brief mit einem letztmaligen Hinweis auf den Fragebogen.

Gibt es Sanktionen bei Nichtbeantwortung und werden die Antworten vertraulich behandelt?

Ungeachtet des oben beschriebenen Eskalationsmechanismus ist das Ausfüllen des Fragebogens freiwillig und die Nichterteilung von Auskünften zieht keinerlei Sanktionen nach sich.

Das Monitoring erfolgt streng anonym und vertraulich; die Antworten werden nach einer Nutzung für Auswertungszwecke anonymisiert, so dass Rückschlüsse auf einzelne Unternehmen im finalen Abschlussbericht nicht mehr möglich sind.

Kann die Konzernmutter für ihr Tochterunternehmen mit Sitz in Deutschland antworten?

Bei den Stichproben kann es durchaus vorkommen, dass sowohl die deutsche Konzernmutter, als auch das in Deutschland ansässige Tochterunternehmen zur Umfrage eingeladen werden. Das Tochterunternehmen kann in diesem Zusammenhang seine Antworten mit dem Mutterunternehmen abstimmen und in seinen Antworten auf entsprechende Konzernvorgaben verweisen, es muss den Fragebogen aber selbst ausfüllen.

Werden im Rahmen der Auswertung die Antworten auch plausibilisiert bzw. Unternehmen auch interviewt?

Die Auswertung der Fragebögen erfolgt in vier Stufen. Auf Stufe 1 wird die Selbstauskunft mit einer strukturierten Medienanalyse abgeglichen, um zu sehen, ob das Unternehmen mit Menschenrechtsverletzungen in der Öffentlichkeit assoziiert wird. Ziel ist die Plausibilisierung der Selbstauskunft und nicht der Nachweis von Menschenrechtsverletzungen.

Auf der nächsten Stufe wird eine externe und interne Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Während der externen Plausibilitätsprüfung werden die vom Unternehmen gemachten Angaben zur Existenz einer menschenrechtlichen Grundsatzerklärung, einer Berichterstattung über die menschenrechtliche Sorgfaltspflicht sowie eines Beschwerdemechanismus mit den öffentlich verfügbaren Daten des Unternehmens abgeglichen. In der internen Plausibilitätsprüfung wird analysiert, ob das Verhältnis der Antworten zu den Kernelementen zwei und drei (Risikoanalyse und Programm) untereinander und auch zu den anderen Kernelementen schlüssig und plausibel ist.

Auf Stufe 3 werden die Unternehmen telefonisch interviewt, falls die Medienanalyse (siehe Stufe 1) Informationen zu nachteiligen Auswirkungen des unternehmerischen Handelns auf Menschenrechte festgestellt hat oder sich Widersprüche bei der externen und internen Plausibilitätsprüfung auf Stufe 2 ergeben haben.

Falls sich die Widersprüche auf Stufe 3 nicht auflösen, werden auf Stufe 4 ausgewählte Stakeholder, u.a. Vertreter von Nichtregierungsorganisationen oder von Arbeitnehmervertretungen im In- und Ausland, befragt.

Werden bei der Auswertung der Fragebögen auch die Besonderheiten des einzelnen Unternehmens berücksichtigt?

Mit den Antworten auf die Fragebögen soll überprüft werden, ob die Unternehmen die fünf Kernelemente in einer den unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen angemessenen Weise umgesetzt haben, wobei nach Größe, Branche und Position in der Liefer- und Wertschöpfungskette differenziert wird. Die angemessene Umsetzung des NAP wird in Abhängigkeit von der unternehmensspezifischen Risikodisposition bestimmt.

Warum sollten Unternehmen auch ohne gesetzlichen Druck ihre Unternehmensprozesse überprüfen?

Ungeachtet einer fehlenden gesetzlichen Regelung sind Unternehmen gut beraten, sich schon jetzt auf zukünftige einklagbare Regelungen im Bereich der menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten im In- und Ausland einzustellen. Beeinflusst durch den gesellschaftlichen Wandel werden Kunden und Geschäftspartner ihre Erwartungen an ein nachhaltiges und soziales Wirtschaften von Unternehmen weiter nach oben schrauben. Der transparente Nachweis sozialer Verantwortung wird mehr und mehr zum Wettbewerbsvorteil und kann insbesondere vor Reputationsschäden schützen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung der Selbstauskunft im Rahmen des Fragebogens und beim Auf- und Ausbau der fünf Kernelemente sowie weiterer Prozesse im Rahmen ihrer unternehmerischen Sorgfaltspflicht zur Achtung der Menschenrechte.