Les protocoles concernant le vote par procuration au Canada sont définitifs

Juste à temps pour la période de sollicitation de procurations de 2017, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont publié des protocoles et des indications visant à améliorer le processus de vote par procuration afin de favoriser un meilleur rapprochement des votes établis en vue d’une assemblée. Les indications et les protocoles visent à assurer que tous les votes des propriétaires véritables sont dûment compilés de sorte que les « vrais » propriétaires véritables puissent exercer leur droit de donner des instructions sur le vote des titres dont ils sont les propriétaires véritables. Cette question a été une source de préoccupation constante compte tenu du système de propriété indirecte, opaque et à plusieurs niveaux qui existe au Canada. Ces propositions font suite à une consultation publique sur le projet de propositions entreprise par les ACVM en 2016.

Les nouveaux protocoles sont contenus dans l’Avis 54-305 du personnel des ACVM, Protocoles concernant le rapprochement des votes établis en vue d’une assemblée. Les protocoles renferment les indications du personnel des ACVM concernant les rôles et les responsabilités respectifs des participants au marché, dont La Caisse canadienne de dépôt de valeurs, la Depository Trust Company, les courtiers et autres intermédiaires, Broadridge Investor Communication Solutions Inc., soit le principal agent de vote par procuration agissant pour les intermédiaires, et les agents des transferts des émetteurs agissant comme compilateurs des votes aux assemblées des actionnaires.

Les protocoles ont un fondement opérationnel et, bien que l’adhésion aux protocoles soit volontaire, ils visent à faire en sorte que les émetteurs et les participants adoptent un système de vote par procuration sans version papier où les votes des actionnaires véritables sont dûment compilés. Les processus visés sont les suivants :

• l’établissement et la transmission de l’information sur les droits de vote;
• l’établissement des comptes de droits de vote;
• la transmission de l’information sur les votes par procuration, ainsi que la compilation et la consignation des votes par procuration;
• l’indication des votes rejetés ou répartis au prorata aux propriétaires véritables.

Les participants sont incités à établir, à maintenir et à appliquer des politiques en matière de vote par procuration qui favorisent la transparence et la transmission d’une information exacte et exhaustive sur les droits de vote. Les protocoles comprennent des indications précises concernant les mesures que doivent prendre les intermédiaires et Broadridge si un agent des transferts les avise d’une situation de survote. Des indications sont données relativement à certains scénarios. Les ACVM ont l’intention de surveiller la mise en oeuvre des propositions au cours des deux

prochaines périodes de sollicitation de procurations et d’évaluer ensuite la nécessité d’établir une réglementation supplémentaire.

On peut accéder aux indications et aux protocoles ici.