Compliance update – Germany: Rat und Parlament einigen sich auf Schutz von Hinweisgebern

Hintergrund

Das EU Parlament hat am 16. April 2019 die Richtlinie zum besseren Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, verabschiedet. Die Mitgliedsstaaten haben nun zwei Jahre Zeit, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.

Mit der Richtlinie sollen sichere Kanäle für die Meldung von Missständen sowohl innerhalb einer Organisation als auch an Behörden geschaffen werden.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Alle Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten werden verpflichtet, effiziente und wirksame Meldekanäle/Hinweisgebersysteme einzurichten. Für Unternehmen, die im Finanzdienstleistungsbereich tätig oder für Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierung anfällig sind, gilt die Richtlinie unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.

Kreis der geschützten Personen

Geschützt werden Personen, die Informationen über Verstöße in ihrem Arbeitsumfeld erlangt haben. Darunter fallen unter anderem (ehemalige) Mitarbeiter, Mitglieder der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrates sowie Gesellschafter, bezahlte oder unbezahlte Praktikanten, Mitarbeiter von Lieferanten oder Leihfirmen.

Die Richtlinie schützt auch Mittler, die den Hinweisgeber in seinem Arbeitsumfeld bei seiner Meldung unterstützen, sowie Dritte, die arbeitsbedingt aufgrund der Beziehung zum Hinweisgeber einen Nachteil erleiden. Dazu können Kollegen, aber auch Familienangehörige zählen.

Anpassungsbedarf bei bestehenden Prozessen zur Aufnahme und Nachverfolgung von Hinweisen

Viele Hinweisgebersysteme lassen nur die Meldung von bestimmten Verstößen zu. Zukünftig müssen Hinweisgebersysteme auch die Meldung von Verstößen gegen all solche Rechtsakte zulassen, die enumerativ in den Anlagen zur Richtlinie aufgelistet sind. Dazu zählen beispielsweise Rechtsakte betreffend die Sicherheit von Lebens-und Futtermitteln sowie von Produkten, Transporten, Daten und Konsumentenschutz. Die Nichtannahme von Meldungen zu Verstößen gegen einen der erfassten Rechtsakte stellt einen Verstoß gegen die Richtlinie dar.

Die Richtlinie macht ferner konkrete Vorgaben, wie diese nachzuverfolgen sind und wie die Kommunikation mit dem Hinweisgeber zu erfolgen hat.

Die Identität des Hinweisgebers ist vertraulich zu behandeln und kann nur dann offen gelegt werden, wenn dieser der Weitergabe seiner Identität zustimmt oder dies, unter Abwägung der Interessen des Hinweisgebers, im Rahmen von staatlichen Untersuchungen oder Gerichtsverfahren notwendig wird.

Persönliche Daten dürfen nur solange vorgehalten werden, wie dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Rechtsfolgen bei Nichtumsetzung der Richtlinie

Die Rechtsfolgen für Unternehmen, die die Vorgaben der Richtlinie nicht umsetzen, sind von den nationalen Gesetzgebern auszugestalten und daher noch nicht abzusehen. Die Richtlinie selbst schreibt nur vor, dass die Mitgliedsstaaten „wirksame, angemessene und abschreckende Sanktionen“ festzulegen haben für natürliche oder juristische Personen, die Meldungen behindern oder zu behindern versuchen, Repressalien gegen Hinweisgeber ergreifen, mutwillige Gerichtsverfahren gegen Hinweisgeber anstrengen oder gegen die Pflicht verstoßen, die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern zu wahren. Denkbar sind hierzulande insbesondere Geldbußen gegen Unternehmen, da strafrechtliche Sanktionen gegen juristische Personen nach dem gegenwärtigen deutschen Recht nicht möglich sind.

Rechte von Hinweisgebern und sonstigen von einem Hinweis betroffenen Personen

Zum Schutz vor nachteiligen Auswirkungen haben Hinweisgeber ein Recht auf die Unterstützung der zuständigen Behörden. Während laufender Gerichtsverfahren ist ihnen außerdem der Zugang zu geeigneten Abhilfemaßnahmen einschließlich einstweiligen Rechtsschutzes zu gewähren. Läuft ein Gerichtsverfahren gegen sie ausschließlich aufgrund ihrer Meldung oder Offenlegung, haben sie sogar das Recht, die Abweisung der Klage zu beantragen.

Von den Hinweisen betroffene Personen haben ein Recht auf einen wirksamen Rechtsbehelf und auf ein faires Gerichtsverfahren und die Wahrung der Unschuldsvermutung. Zudem sind ihnen ihre Verteidigungsrechte, einschließlich des Rechts auf Anhörung und des Rechts auf Einsicht in ihre Akte, in vollem Umfang zu gewähren.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Prüfung Ihres Hinweisgebersystems

Gerne unterstützen wir Sie bei der Prüfung, ob Ihr vorhandenes Hinweisgebersystem den künftigen rechtlichen Anforderungen genügen wird beziehungsweise wie ein neues System ausgestaltet werden kann.

Zu diesem Zweck haben wir einen „Healthcheck for Whistleblowing“ entwickelt. Im Rahmen von Q&A können Sie überprüfen, inwiefern Ihre eventuell schon bestehenden Meldekanäle/Hinweisgebersysteme den Anforderungen der Richtlinie entsprechen oder einer Überarbeitung bedürfen. 

Zum „Healthcheck for Whistleblowing“ gelangen Sie hier.

Anhand eines Scoring erhalten Sie eine Einschätzung Ihres bestehenden Systems sowie Vorschläge zu dessen Weiterentwicklung.

Sprechen Sie uns gerne an, falls Sie insoweit eine Beratung wünschen.