Nouvelles lignes directrices canadiennes sur le droit de vote pour la période des circulaires de sollicitation de procurations 2016

Institutional Shareholder Services Inc. (ISS) et Glass Lewis ont publié leurs lignes directrices sur le vote par procuration au Canada en vue de la prochaine période des circulaires de sollicitation de procurations. Les Mises à jour des lignes directrices sur le vote par procuration (Proxy Voting Guideline Updates) de l’ISS s’appliquent généralement aux assemblées des actionnaires des émetteurs inscrits à la cote de la TSX et de la TSX-V qui seront tenues à compter du 1er février 2016.

Cette année, l’ISS traite principalement des sujets suivants : les administrateurs qui siègent à un trop grand nombre de conseils, les émetteurs qui font appel à une société de gestion externe et les plans de rémunération fondés sur des titres de capitaux propres. Les Lignes directrices Proxy Paper pour 2016 (Proxy PaperTM Guidelines) de Glass Lewis traitent des mises à jour concernant la présence d’administrateurs au sein de trop nombreux conseils (overboarding), la participation à de trop nombreux comités d’audit (audit committee overcommitment), le rendement des comités des mises en candidature, les exigences en matière de quorum des administrateurs, les dispositions imposant une juridiction exclusive, l’accès aux procurations, la surveillance des risques environnementaux et sociaux et les sociétés intercotées.

Les recommandations de l’ISS et de Glass Lewis pourront avoir une incidence considérable sur l’issue des assemblées des actionnaires, surtout dans le cas des émetteurs qui comptent des investisseurs institutionnels parmi leurs actionnaires importants. Les émetteurs sont incités à examiner les mises à jour de l’ISS et de Glass Lewis avec leurs conseillers et leurs avocats pour prévenir les recommandations en matière de vote qui pourraient être négatives au cours de leur prochaine assemblée.

Mises à jour de l’ISS

Administrateurs siégeant à de trop nombreux conseils (TSX). L’ISS a modifié sa définition de « overboarded » (siégeant à de trop nombreux conseils), qui est maintenant la suivante :

• dans le cas des chefs de la direction : le fait de siéger à plus de 1 conseil d’administration de société ouverte extérieure (la recommandation actuelle est de 2);
• dans le cas des administrateurs autres que les chefs de la direction : le fait de siéger à plus de 4 conseils d’administration de société ouverte extérieure (la recommandation actuelle est de 6).

L’ISS recommande généralement de s’abstenir de voter pour un administrateur d’une société cotée à la TSX qui siège à trop de conseils et dont l’assiduité aux réunions du conseil et d’un comité est inférieure à 75 %. L’ISS fournira l’énoncé d’une mise en garde dans ses rapports lorsque des administrateurs siégeront à un trop grand nombre de conseils, quelle que soit leur assiduité. La nouvelle définition prendra effet en février 2017.

Émetteurs faisant appel à une société de gestion externe (ESGE) (TSX/TSX(V)). Les émetteurs ESGE retiennent les services de gestion de sociétés externes et, dans la plupart des cas, certains, voire la totalité, des membres de la haute direction sont employés et rémunérés directement par la société de gestion externe. L’ISS s’inquiète de l’imputabilité du conseil lorsque l’information sur la convention de services de gestion et la rémunération de la haute direction est limitée ou insuffisante. L’ISS étudiera le cas de chaque émetteur ESGE individuellement et présentera des recommandations sur les résolutions de vote consultatif sur la rémunération et sur les mises en candidature d’administrateurs en tenant compte des facteurs suivants :

• l’importance et la portée de la convention de services de gestion;
• la rémunération des membres de la haute direction par comparaison avec celle de leurs pairs et/ou d’émetteurs ayant une structure analogue;
• le rendement général;
• les opérations entre apparentés;
• l’indépendance du conseil et des comités;
• les conflits d’intérêts et la procédure de gestion efficace des conflits;
• la divulgation et l’indépendance du processus décisionnel de sélection du fournisseur de services de gestion;
• les facteurs d’atténuation du risque inclus dans la convention, par exemple les mécanismes de récupération de la rémunération;
• les préoccupations concernant la rémunération historique;
• les responsabilités des hauts dirigeants; et
• d’autres facteurs pertinents pour l’évaluation du cadre de gouvernance de l’émetteur.

Plans de rémunération fondés sur des titres de capitaux propres (TSX). L’ISS continuera de présenter des recommandations relatives aux plans de rémunération fondés sur des titres de capitaux propres adaptées à chaque cas, mais elle adopte une « fiche de pointage » semblable à celle présentée l’an dernier aux États-Unis. Les nouveaux facteurs, à la fois positifs et négatifs, qui seront pris en considération dans la fiche de pointage appartiennent à trois catégories :

• Coût du plan :  
  • Le coût estimatif total des plans fondés sur des titres de capitaux propres de la société par rapport à ses pairs appartenant au même secteur et possédant une capitalisation boursière semblable, mesuré en fonction du « transfert de valeur aux actionnaires » (TVA) par comparaison avec ses pairs et compte tenu à la fois :
    • du TVA d’après le nombre total de nouvelles actions et d’actions déjà réservées visées par le plan plus les octrois et attributions en cours de validité; et
    • du TVA en fonction uniquement de la demande de nouvelles actions plus les actions déjà réservées, mais non octroyées.
• Caractéristiques du plan :
  • absence de dispositions problématiques en matière de changement de contrôle (par ex. l’accélération de l’acquisition des droits à une attribution déclenchée par un seul événement et le règlement des titres de capitaux propres liés au rendement selon la cible ou un niveau supérieur à la cible, sans égard au rendement);
  • absence d’aide financière à l’intention des participants au plan pour l’exercice des attributions ou pour leur règlement;
  • communication publique du texte intégral du document relatif au plan; et
  • dilution des actions entraînée par les plans fondés sur des titres de capitaux propres raisonnable par rapport aux pratiques exemplaires sur le marché.
• Pratiques en matière d’octroi :
  • taux d’absorption moyen sur trois ans raisonnable par rapport aux pratiques exemplaires sur le marché;
  • exigences significatives en matière de période d’acquisition pour les derniers octrois faits au chef de la direction (retour en arrière sur 3 ans);
  • émission de titres de capitaux propres liés au rendement au chef de la direction;
  • disposition de récupération applicable aux attributions de titres de participation; et
  • exigences de détention d’actions après l’exercice ou le règlement (indice composé S&P/TSX uniquement).

Le modèle de fiche de pointage utilisera deux groupes d’indices pour déterminer les seuils et la pondération des facteurs : l’indice composé S&P/TSX et les émetteurs cotés à la TSX ne faisant pas partie de l’indice composé.

L’ISS recommandera généralement de voter contre une proposition de plan si son pointage général indique que le plan ne sert pas les intérêts des actionnaires. Outre la démarche utilisant la fiche de pointage, l’ISS recommandera de voter contre un plan si l’un des facteurs inacceptables suivants est repéré :

• participation discrétionnaire ou insuffisamment limitée des administrateurs non salariés;
• restrictions inadéquates imposées à la capacité de modifier le plan sans l’approbation des actionnaires;
• historique de modification du prix des options sur actions sans l’approbation des actionnaires (retour en arrière sur 3 ans);
• pratiques problématiques en matière de rémunération ou importante incohérence de la rémunération en fonction du rendement; et
• dispositions, quelles qu’elles soient, ayant une incidence importante sur les intérêts des actionnaires.

Mises à jour de Glass Lewis

Administrateurs siégeant à de trop nombreux conseils (TSX). Glass Lewis a modifié sa définition de « overboarded » (siégeant à de trop nombreux conseils), qui est maintenant la suivante :

• dans le cas des membres de la haute direction : le fait de siéger à plus de 1 conseil d’administration de société ouverte extérieure (la recommandation actuelle est de 2);
• dans le cas des administrateurs non-membres de la haute direction : le fait de siéger à plus de 4 conseils d’administration de société ouverte extérieure (la recommandation actuelle est de 5).

Glass Lewis recommande généralement de s’abstenir de voter pour un administrateur d’une société cotée à la TSX qui siège à de trop nombreux conseils. La nouvelle définition du terme overboarded entraînera la mention d’une préoccupation dans le cas des assemblées tenues en 2016 et une abstention de vote dans le cas des assemblées tenues en 2017.  

Glass Lewis permet généralement aux administrateurs de sociétés cotées à la TSXV de siéger à un maximum de 9 conseils d’administration.

Participation à de trop nombreux comités d’audit (TSXV). Glass Lewis introduit une norme plus clémente pour la détermination du fait que des membres du comité d’audit d’émetteurs cotés à la TSXV participent à trop de comités d’audit en siégeant au comité d’audit de nombreuses sociétés ouvertes. En règle générale, l’administrateur qui siège à 4 comités d’audit (3 dans le cas des sociétés cotées à la TSX) ou, s’il possède une expertise financière, à 5 comités d’audit (4 dans le cas des sociétés cotées à la TSX) sera considéré comme siégeant à un trop grand nombre de comités d’audit. Les facteurs qui seront pris en considération comprennent la taille des sociétés, leur répartition géographique et l’expertise ainsi que le degré de participation de l’administrateur.

Rendement du comité des mises en candidature. Glass Lewis peut recommander de s’abstenir de voter pour le président du comité des mises en candidature lorsque le conseil ne s’est pas assuré de compter sur des administrateurs possédant une expérience pertinente, au moyen soit d’une évaluation du conseil, soit de son renouvellement, ce qui a contribué au rendement médiocre de la société.

Exigences en matière de quorum des administrateurs. Pour évaluer s’il convient d’adopter ou de modifier les statuts constitutifs ou des règlements administratifs d’une société, Glass Lewis recherchera un quorum obligatoire constitué de la majorité des membres du conseil pour s’assurer d’une large représentation.

Dispositions imposant une juridiction exclusive. Glass Lewis recommandera généralement de voter contre une modification relative à un règlement administratif ou aux statuts constitutifs visant l’adoption d’une disposition imposant une juridiction exclusive, car le fait de limiter le lieu où les actionnaires peuvent intenter une action peut ne pas servir l’intérêt des actionnaires. Glass Lewis appuiera toutefois une telle disposition si la société :

• présente une argumentation convaincante sur la ou les raisons pour lesquelles la disposition avantagerait directement les actionnaires;
• fait la preuve d’un abus de procédure dans les juridictions qu’elle ne favorise pas; et
• possède de solides antécédents de bonnes pratiques en matière de gouvernance.

Accès aux procurations. L’accès aux procurations permettrait à certains actionnaires de proposer des candidats au conseil d’administration et de faire inclure leur nom sur le bulletin de vote de la société. Les facteurs suivants seront pris en considération chaque fois qu’il faudra évaluer s’il convient ou non d’appuyer la proposition d’une société visant à mettre en œuvre une demande d’accès aux procurations de la part d’un actionnaire :

• la taille de la société;
• l’indépendance du conseil et la diversité des compétences, de l’expérience, des antécédents professionnels et de la durée des mandats en cours;
• l’actionnaire-proposant et les raisons pour lesquelles il présente la proposition à la société visée;
• le pourcentage de participation demandé et la période de détention exigée;
• la répartition de l’actionnariat, tant sur le plan du pourcentage de participation que du type d’actionnaires (par ex. fonds de couverture, investisseur militant, organisme de placement collectif, caisse de retraite, etc.);
• la sensibilité du conseil et de la direction aux préoccupations des actionnaires, attestée par des politiques progressistes en matière de droits des actionnaires (par ex. le vote majoritaire et la déclassification du conseil) et la réaction aux propositions des actionnaires;
• le rendement de la société et les mesures prises en vue de l’amélioration d’un rendement médiocre;
• l’existence de mesures de protection contre les offres publiques d’achat ou d’autres mesures de renforcement des pouvoirs de la direction en ce sens; et
• les occasions d’intervention offertes aux actionnaires (par ex. la capacité d’agir au moyen d’un consentement écrit ou de convoquer une assemblée extraordinaire).

Surveillance des risques environnementaux et sociaux. Glass Lewis recommandera de s’abstenir de voter pour les administrateurs responsables de la surveillance des risques lorsque le conseil ou la direction n’auront pas suffisamment défini et géré un risque environnemental ou social important qui a eu ou aurait pu avoir une incidence défavorable sur la valeur du placement des actionnaires.

Sociétés intercotées. Lorsqu’elle examinera les propositions de sociétés dont les actions sont négociées en bourse dans plusieurs pays, Glass Lewis tiendra compte de différents facteurs pour déterminer quelle politique propre à chaque pays établie par Glass Lewis doit s’appliquer.

Une copie des lignes directrices est accessible (en anglais seulement) aux adresses qui suivent.

ISS Canada Proxy Voting Guideline Updates

Glass Lewis 2016 Proxy Paper Guidelines