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Publication | Novembre 2015
Le 11 novembre 2015, le gouvernement du Québec publiait à la Gazette officielle du Québec le projet de Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information (Projet de règlement).
Ce Projet de règlement s’inscrit dans le cadre de la Stratégie gouvernementale en technologies de l’information (TI) : « Rénover l’État par les TI », dévoilée en juin 2015, et vise plus particulièrement à donner suite à la mesure 24, intitulée Adopter un règlement sur les contrats de TI offrant aux organismes publics des outils mieux adaptés aux particularités de ce secteur d’acquisition et inspirés de pratiques reconnues.
La Loi sur les contrats des organismes publics (Loi) régit trois (3) catégories de contrats publics, soit le contrat d’approvisionnement, le contrat de travaux de construction et le contrat de services.
Le Projet de règlement introduit la notion de « contrat en matière de technologie de l’information » qui n’est pas présente dans la Loi. Le gouvernement souhaite ainsi assujettir les contrats de TI à des règles particulières. Selon le Projet de règlement, un contrat de TI est un contrat d’approvisionnement ou un contrat de services qui, de façon principale au regard de la dépense estimée du contrat, vise l’acquisition de biens ou la prestation de services en matière de TI.
Un contrat vise l’acquisition de biens ou la prestation de services en matière de TI lorsqu’il cherche à assurer ou à permettre des fonctions de traitement et de communication d’informations par des moyens électroniques, dont notamment leur collecte, leur transmission, leur affichage et leur stockage.
Puisque les contrats de TI sont des contrats d’approvisionnement ou de services, le Projet de Règlement reprend en grande partie les dispositions des règlements déjà en vigueur pour ces catégories de contrats, en y ajoutant toutefois certaines particularités propres aux TI.
Afin de s’adapter à la réalité du secteur des TI, le Projet de règlement propose une nouvelle procédure d’adjudication permettant à un organisme public d’échanger avec des prestataires de services sélectionnés (dialogues compétitifs) lorsque ses besoins en matière de TI présentent un haut degré de complexité. Cette méthode d’adjudication est déjà présente dans d’autres États, notamment en France.
Le dialogue compétitif vise essentiellement à permettre à l’organisme public de préciser ou de développer avec chaque soumissionnaire sélectionné une solution susceptible de répondre à ses besoins.
Le Projet de règlement propose des mesures relatives à la transmission de soumissions par voie électronique. Dans sa forme actuelle, le Projet de règlement prévoit que les soumissionnaires pourront, pour autant que les documents contractuels le prévoient, transmettre leur soumission par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres (SEAO).
Le Projet de règlement prévoit la possibilité pour un soumissionnaire de formuler une demande écrite afin d’obtenir les résultats de l’évaluation qualitative de sa soumission. L’organisme public devra ainsi, après adjudication et sur demande écrite d’un soumissionnaire, lui présenter les résultats de l’évaluation de sa soumission pour chacun des critères utilisés pour l’appréciation de la qualité et lui exposer sommairement les motifs justifiant le fait que sa soumission n’ait pas été retenue.
Cette nouvelle forme de rétroaction s’inscrit dans le cadre de l’axe 2 du « Passeport Entreprises » dévoilé par le gouvernement du Québec le 30 octobre dernier, et a pour objectif de mieux informer les soumissionnaires quant aux forces et faiblesses de leurs soumissions.
Rappelons qu’en vertu des dispositions réglementaires en vigueur à l’heure actuelle, les soumissionnaires non retenus se voient uniquement transmettre la note relative à la qualité de leur soumission, le prix ajusté ainsi que le rang de leur soumission en fonction des prix ajustés, le cas échéant.
La notion de « coût total d’acquisition » introduite par le Projet de règlement permet à l’organisme public, à l’étape de la détermination du prix le plus bas ou du prix ajusté, de prendre en considération les coûts additionnels qui ne sont pas inclus dans la proposition des soumissionnaires.
Cet ajustement du prix doit être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables identifiés dans les documents d’appel d’offres. Les coûts additionnels correspondent aux coûts que devrait assumer l’organisme pendant la durée de vie utile des biens acquis et peuvent, notamment, comprendre des coûts d’installation, d’entretien, de soutien, de configuration, de licence, d’évolution, d’interopérabilité et de formation.
Lorsque l’organisme a considéré des coûts additionnels dans la détermination du prix, la valeur de ces coûts devra être communiquée à chaque soumissionnaire dans les 15 jours de l’adjudication du contrat.
Le Projet de règlement propose également des dispositions visant à faciliter l’acquisition de biens ou de services infonuagiques en permettant aux organismes publics de conclure des contrats de gré à gré avec un fournisseur ou un prestataire de services ayant conclu une entente-cadre avec le Centre de services partagés du Québec. Pour donner ouverture à la conclusion de tels contrats, des conditions particulières devront être remplies.
Lorsque le montant total payé pour un contrat en matière de TI est égal ou supérieur à 100 000 $, l’organisme public aura l’obligation de consigner dans un rapport l’évaluation du fournisseur ou du prestataire de services1. Il doit faire de même lorsque ce montant est inférieur à 100 000 $, dans la mesure où le rendement est considéré insatisfaisant.
En conclusion, ce Projet de règlement confirme la volonté du gouvernement du Québec d’offrir aux organismes publics des outils additionnels afin de mieux contrôler les coûts associés à l’acquisition de biens et services en TI, favoriser une meilleure adaptation à la réalité de ce secteur d’activité et simplifier le processus d’appel d’offres.
Le gouvernement a amorcé une période de consultations publiques de 45 jours (jusqu’au 28 décembre 2015) au cours de laquelle toute personne intéressée peut formuler des commentaires écrits relatifs au Projet de règlement.
1 Dans ce contexte, l’expression « prestataire de services » est utilisée pour désigner l’adjudicataire d’un contrat de services, alors que le terme « fournisseur » est utilisé pour désigner l’adjudicataire d’un contrat d’approvisionnement.
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