La saison des procurations 2020 : mise à jour des lignes directrices d’ISS et de Glass Lewis

Mondial Publication décembre 2019

Les organismes Institutional Shareholder Services (ISS) et Glass Lewis (GL) ont mis à jour leurs lignes directrices en matière de vote par procuration en vue de la saison des procurations 2020. Les changements apportés aux lignes directrices visent l’information sur la présence des administrateurs aux réunions et sur les réunions des comités, la participation d’administrateurs à un trop grand nombre de conseils, la diversité du conseil, la ratification de la nomination des auditeurs et les honoraires excessifs pour services non liés à l’audit, les politiques applicables aux sociétés qui font l’objet d’une propriété ou d’un contrôle majoritaire ainsi que la rémunération des membres de la haute direction et les paiements et arrangements contractuels. Sauf indication contraire, les lignes directrices mises à jour s’appliquent généralement aux assemblées tenues en 20201.

Information sur la présence des administrateurs aux réunions et sur les réunions des comités

ISS et GL ont précisé leurs politiques concernant les registres de présence des administrateurs et l’information sur les réunions du comité d’audit.

 ISS Glass Lewis 
  • ISS a indiqué qu’en évaluant la présence des administrateurs des sociétés inscrites à la cote de la TSX, des exceptions seront prévues pour les candidats qui n’ont siégé qu’une partie de l’exercice ou à titre d’administrateurs de sociétés nouvellement cotées en bourse ou de sociétés qui ont récemment été inscrites à la cote de la TSX, et ce, au cas par cas.
  • ISS s’abstiendra de voter pour les candidats individuels aux postes d’administrateur de sociétés inscrites à la cote de la TSX lorsque la société :
    • n’a pas adopté de politique en matière de vote majoritaire et de démission des administrateurs et que l’administrateur en cause a assisté à moins de 75 % des réunions du conseil et des principaux comités (audit, rémunération et mise en candidature) au cours du dernier exercice (sans motif); ou
    • a adopté une telle politique et que l’administrateur en cause a assisté à moins de 75 % de ces réunions et qu’il y a une tendance de faible participation aux réunions en fonction des registres des présences des exercices précédents.
  • ISS souligne que son seuil de présence de 75 % est calculé en fonction de l’ensemble des présences de l’administrateur aux réunions du conseil et des principaux comités.
  • GL recommandera généralement de voter contre le président du comité de gouvernance des sociétés inscrites à la cote de la TSX lorsque les registres de présence aux réunions du conseil et des comités ne sont pas communiqués.
  • À compter de 2021, GL recommandera de voter contre :
    • le président du comité de gouvernance des émetteurs inscrits à la cote de la TSX lorsque le nombre de réunions du comité d’audit tenues au cours du dernier exercice n’est pas communiqué; et
    • le président du comité d’audit si le comité d’audit ne s’est pas réuni au moins quatre fois au cours de l’exercice.

Participation d’administrateurs à un trop grand nombre de conseils

La question de la participation d’administrateurs à un trop grand nombre de conseils et de la capacité d’un administrateur de s’acquitter efficacement de ses fonctions lorsqu’il siège à plusieurs conseils continue d’attirer l’attention des groupes d’actionnaires institutionnels.

 ISS Glass Lewis 
  • En 2020, ISS continuera de recommander de s’abstenir de voter pour les administrateurs « siégeant à un trop grand nombre de conseils » de sociétés inscrites à la cote de la TSX.
  • ISS reconnaît qu’il est préférable qu’un administrateur démissionne d’un conseil à une assemblée annuelle afin d’assurer une transition ordonnée et que cela peut avoir pour effet que l’administrateur siège temporairement à un trop grand nombre de conseils (p. ex. lorsqu'un administrateur se joint à un nouveau conseil en mars mais en quitte un autre en juin). ISS a indiqué qu’il :
    • ne tiendra généralement pas compte d’un conseil lorsqu’il est annoncé publiquement que l’administrateur quittera ce conseil à la prochaine assemblée annuelle. Cette information doit être incluse dans la circulaire de sollicitation de procurations de la société pour être prise en considération; et
    • tiendra compte des nouveaux conseils auxquels un administrateur se joint même si l’assemblée des actionnaires à laquelle se tiendra l’élection du candidat n’a pas encore eu lieu.
  • À titre de rappel :
    • l’administrateur qui n’est pas chef de la direction et qui siège à plus de cinq conseils de sociétés ouvertes continuera d’être considéré comme siégeant à un trop grand nombre de conseils;
    • un administrateur qui est chef de la direction et qui siège à plus de deux conseils externes de sociétés ouvertes continuera d’être considéré comme siégeant à un trop grand nombre de conseils et ISS recommandera de s’abstenir de voter pour un administrateur chef de la direction à l’égard de son élection à des conseils externes; et
    • les conseils des filiales seront considérés comme des conseils distincts. Cependant, ISS ne recommandera pas de s’abstenir de voter pour l’administrateur chef de la direction d’une filiale contrôlée (participation > 50 %).
  • GL continuera généralement de voter contre un administrateur « siégeant à un trop grand nombre de conseils », à savoir un administrateur :
    • qui est un membre de la haute direction siégeant à plus de deux conseils externes de sociétés ouvertes; ou
    • qui est un administrateur non membre de la haute direction siégeant à plus de cinq conseils de sociétés ouvertes.
  • GL permet généralement aux administrateurs des sociétés inscrites à la cote de la TSXV de siéger à un nombre maximal de neuf conseils. Lorsque les administrateurs siègent à la fois aux conseils de sociétés inscrites à la cote de la TSX et de la TSXV, GL examinera la situation au cas par cas et tiendra compte des fonctions et des responsabilités particulières du membre de la haute direction pour déterminer si une dérogation est justifiée.

Diversité du conseil

Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières exigent que les émetteurs inscrits à la cote de la TSX indiquent s’ils ont adopté une politique écrite sur la nomination de femmes aux postes d’administrateur et de membre de la haute direction et, le cas échéant, comment le conseil ou son comité de mise en candidature mesure l’efficacité de cette politique. Si aucune politique n’a été adoptée, les émetteurs doivent en indiquer les raisons.

Des modifications à la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) entreront en vigueur le 1er janvier 2020. Ces modifications créent de nouvelles obligations d’information concernant la diversité des administrateurs et des membres de la haute direction applicables à toutes les sociétés ayant fait appel au public constituées en vertu de la LCSA. Ces nouvelles obligations d’information ne se limitent pas au genre, mais imposent une norme de diversité plus large et s’appliquent à la fois aux émetteurs inscrits à la cote de la TSX, de la TSXV et de la CSE.

Malgré les obligations d’information existantes aux termes des lois sur les valeurs mobilières et la mise en œuvre imminente d’obligations aux termes des lois fédérales sur les sociétés, ISS et GL n’ont pas modifié leurs lignes directrices en matière de diversité afin de tenir compte de ces normes plus larges.

 ISS Glass Lewis 
  • ISS n’a pas modifié sa ligne directrice de 2019 sur la diversité de genre, qui s’applique depuis la saison des procurations 2019 aux sociétés « à grand nombre d’actionnaires » (définies comme les sociétés formant l’Indice composé S&P/TSX et d’autres sociétés qu’ISS désigne ainsi selon le nombre de ses clients détenant des titres des sociétés en question).
  • GL examinera toute nouvelle information communiquée par les sociétés en matière de diversité découlant des modifications de la LCSA et, s’il y a lieu, tiendra compte de cette divulgation élargie dans son analyse aux fins de l’élection des administrateurs des émetteurs inscrits à la cote de la TSX.
  • GL n’a pas modifié sa ligne directrice de 2019 sur la divulgation de la diversité.

Ratification de la nomination des auditeurs et honoraires excessifs pour les services non liés à l’audit

Cette année, ISS et GL ont apporté des modifications à leurs politiques concernant les honoraires excessifs pour services non liés à l’audit.

 ISS (TSX et TSXV) Glass Lewis 
  • Pour déterminer s’il y a lieu de ratifier la nomination d’un auditeur externe, ISS examine si les « honoraires pour services non liés à l’audit » versés à l’auditeur dépassent les honoraires d’audit et de services connexes ainsi que les honoraires pour les services en matière de conformité fiscale et la préparation de déclarations de revenus.
  • Pour déterminer les honoraires excessifs pour les services non liés à l’audit, ISS limitait auparavant les exclusions de la catégorie « honoraires pour services non liés à l’audit (autres) », et ne tenait compte que des PAPE, de l’affranchissement de faillites et des scissions. La mise à jour des lignes directrices 2020 d’ISS indique : 
  • qu’il peut également exclure les honoraires liés aux opérations de fusions et acquisitions, y compris les aliénations. Toutefois, pour les sociétés dont l’activité consiste à acquérir ou à aliéner régulièrement des actifs, les opérations de fusion et acquisition peuvent ne pas être considérées comme admissibles aux fins d’exclusion; et
  • les honoraires liés à la redomiciliation peuvent également être considérés comme des frais non récurrents pouvant être exclus.
  • Aucune autre modification n’a par ailleurs été apportée à l’exigence de divulgation d’ISS : les honoraires liés à tous les événements ponctuels touchant la structure du capital pourront être exclus seulement s’il y a une divulgation adéquate des opérations et une ventilation claire des honoraires.
  • GL a codifié sa politique sur les honoraires pour services non liés à l’audit en indiquant qu’il peut recommander de voter contre tous les membres du comité d’audit au cours du deuxième exercice consécutif où sont constatés des honoraires excessifs pour services non liés à l’audit.

Politiques applicables aux sociétés faisant l’objet d’une propriété ou d’un contrôle majoritaire

GL et ISS ont mis à jour leurs politiques applicables aux sociétés faisant l’objet d’une propriété ou d’un contrôle majoritaire inscrites à la cote de la TSX et de la TSXV.

 ISS (TSX et TSXV) Glass Lewis 
  • ISS soutient le principe d’une action, une voix
  • ISS précise que sa politique de soutien aux candidats aux postes d’administrateur (au cas par cas) qui constituent ou qui représentent un actionnaire majoritaire d’une société à participation majoritaire :
    • s’applique seulement aux candidats aux postes d’administrateur non-membres de la direction; et
    • ne s’appliquera pas si l’un des critères en matière d’indépendance et de gouvernance énoncés dans la politique n’est pas respecté.
  • GL a élargi sa politique sur les normes d’indépendance pour les sociétés contrôlées, en prévoyant que celles-ci ne sont pas tenues de respecter le seuil minimal en matière de taille du conseil établi par GL (cinq administrateurs pour les émetteurs inscrits à la cote de la TSX et quatre administrateurs pour les émetteurs inscrits à la cote de TSXV).

Rémunération des membres de la haute direction et paiements et arrangements contractuels

Dans leurs lignes directrices pour 2020, ISS et GL ont continué de peaufiner leurs politiques concernant la rémunération des membres de la haute direction et les paiements et arrangements contractuels

 ISS Glass Lewis 
  • ISS continue de voter au cas par cas sur les régimes de rémunération fondés sur des actions des émetteurs inscrits à la cote de la TSXV.
  • ISS établit une nouvelle ligne directrice concernant les régimes à plafond variable. ISS votera généralement contre un régime de rémunération fondé sur des titres de capitaux propres s’il s’agit d’un régime à plafond variable fondé sur des titres de capitaux propres qui permet la reconstitution automatique des réserves d’actions sans exiger l’approbation périodique des actionnaires au moins tous les trois ans (c.-à-d. un régime à réserve perpétuelle).
  • ISS a publié une nouvelle ligne directrice selon laquelle, pour les assemblées tenues à compter du 1er février 2021, ISS s’abstiendra généralement de voter en faveur des membres du comité de rémunération (ou, si les membres du comité de rémunération n’ont pas été désignés et que l’ensemble du conseil exécute la fonction du comité de rémunération, s’abstiendra de voter pour le président du conseil), si la société i) maintient un régime à réserve perpétuelle, ii) n’a pas demandé l’approbation des actionnaires à cet égard au cours des deux derniers exercices et iii) ne demandera pas aux actionnaires d’approuver le régime lors de l’assemblée.
  • GL a précisé qu’il s’attend à une divulgation complète en ce qui a trait aux ajustements apportés en milieu d’exercice aux régimes incitatifs à court terme. Lorsque les membres de la direction ont reçu une prime à court terme alors que les objectifs ont été abaissés au milieu de l’exercice ou que les paiements calculés ont été augmentés, GL s’attendra à une explication rigoureuse des motifs justifiant cette décision.
  • GL a précisé son approche en ce qui a trait à l’analyse des paiements contractuels existants et nouveaux, ainsi que des droits accordés aux membres de la haute direction et des arrangements pris avec ceux-ci. En général, GL ne soutient pas les ententes contractuelles qui sont excessivement restrictives en faveur du membre de la haute direction. Dans ses lignes directrices pour 2019, GL a mentionné que les arrangements de prime à la signature insuffisamment expliqués ou excessifs et les primes pluriannuelles garanties constituent des facteurs pouvant justifier une recommandation de vote négative. Dans ses lignes directrices pour 2020, GL a ajouté au nombre des facteurs problématiques : i) les indemnités de départ excessives; ii) les arrangements de changement de contrôle à déclencheur unique nouveaux ou renouvelés; et iii) l’omission de remédier aux dispositions problématiques dans le cadre d’une entente contractuelle révisée ou renouvelée.

Autres modifications / lignes directrices

 ISS Glass Lewis 
  • Ancien chef de la direction/chef des finances siégeant au comité d’audit/de rémunération : ISS continuera de recommander de s’abstenir de voter pour tout membre du comité d’audit ou de rémunération d’une société inscrite à la cote de la TSX qui a été chef de la direction de la société ou d’une société du même groupe au cours des cinq dernières années, ou chef de la direction d’une société acquise au cours des cinq dernières années, et qui est membre du comité d’audit ou de rémunération. ISS continuera d’évaluer au cas par cas s’il convient de soutenir un ancien chef de la direction siégeant au comité d’audit ou de rémunération après une période de cinq ans suivant la fin de ses fonctions à ce titre. ISS recommandera généralement de s’abstenir de voter pour un administrateur qui a agi à titre de chef des finances d’une société inscrite à la cote de la TSX ou d’une société du même groupe au cours des trois dernières années, ou d’une société acquise au cours des trois dernières années, et qui est membre du comité d’audit ou de rémunération.
  • Compétences du conseil : GL a annoncé en 2019 qu’il codifiait son évaluation des compétences du conseil en tant que partie intégrante de l’analyse des candidats proposés aux fins de l’élection des administrateurs. Dans ses lignes directrices pour 2020, GL a précisé qu’il s’attendait à ce que les sociétés fournissent une divulgation significative conforme à l’évolution des pratiques exemplaires. Les émetteurs sont invités à consulter l’annexe sur les compétences du conseil établie par GL (en anglais seulement) pour obtenir un aperçu des compétences dont GL tient compte relativement à certains secteurs clés dans son analyse de l’élection des administrateurs pour les émetteurs à grande capitalisation boursière qui sont inscrits à la cote de la TSX; aucune modification n’a été apportée aux grilles des compétences établies par GL depuis 2019.
  • Vote consultatif sur la rémunération :
    • GL a étoffé sa description des aspects sur lesquels doit porter son examen des propositions de vote consultatif sur la rémunération en y ajoutant ce qui suit : i) la sélection et la nature stimulante des mesures de rendement; et ii) la mise en œuvre et l’efficacité des programmes de rémunération des membres de la haute direction de la société, y compris la composition de la rémunération et l’utilisation de mesures du rendement pour déterminer les niveaux de rémunération.
    • GL a précisé que son examen des modifications et changements importants nécessitera la prise en considération des changements postérieurs à la fin de l’exercice et des attributions ponctuelles, en particulier lorsque les changements touchent des questions importantes eu égard aux recommandations de GL.
    • GL a ajouté à sa liste des pratiques qui sont révélatrices de pratiques salariales problématiques : i) le fait de cibler des niveaux de rémunération globaux supérieurs à la médiane sans justification adéquate; ii) le versement de primes discrétionnaires lorsque les objectifs des régimes incitatifs à court ou à long terme n’ont pas été atteints; et iii) la réaction insuffisante au faible soutien des actionnaires.
  • Le degré de réponse de la société à l’égard des propositions de vote consultatif sur la rémunération : GL a étoffé son analyse de ce qu’il considère comme une réponse appropriée à la suite du faible soutien des actionnaires à une proposition de vote consultatif sur la rémunération à l’assemblée annuelle précédente (c.-à-d. lorsque 20 % ou plus des actionnaires se sont opposés à la proposition de la direction), y compris différents niveaux de réponse en fonction de la gravité et de la persistance de l’opposition des actionnaires. GL s’attend à ce que les activités d’interaction et les modifications particulières (au programme de rémunération d’une société) apportées en réponse aux commentaires des actionnaires soient divulguées de façon rigoureuse. En l’absence d’une telle divulgation, GL pourrait envisager de recommander de voter contre une prochaine proposition de vote consultatif sur la rémunération.
  • Rémunération au rendement : GL a précisé que son évaluation de la rémunération et du rendement d’un émetteur par rapport à ceux d’un groupe de sociétés homologues appropriées comprendra des analyses quantitatives et qualitatives.
      

Selon les investisseurs institutionnels qu’ils comptent parmi leurs actionnaires, les émetteurs voudront également tenir compte des recommandations de vote émises par d’autres actionnaires institutionnels qui pourraient, dans certains cas, aller plus loin que les lignes directrices d’ISS et de GL. On peut consulter (en anglais seulement) les mises à jour des 2020 Americas Proxy Voting Guidelines d’ISS ici et les 2020 Proxy Paper Guidelines Recommendations (Canada) de GL ici.


Notes

1   Les lignes directrices d’ISS s’appliquent aux assemblées qui se tiendront à compter du 1er février 2020 et celles de Glass Lewis s’appliquent aux assemblées qui auront lieu à compter du 1er janvier 2020.



Personnes-ressources

Associé directeur, bureau d'Ottawa
Associée directrice, bureau de Québec
Associée, Avocate senior en gestion du savoir

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