Échéance imminente aux termes de la législation fédérale sur l’équité salariale

Une autre date butoir prévue par la Loi sur l’équité salariale fédérale approche à grands pas : les employeurs sous réglementation fédérale ayant affiché un plan d’équité salariale au cours de l’année passée sont tenus de déposer leur déclaration annuelle auprès du Bureau de la commissaire à l’équité salariale au plus tard le 30 juin 2025. Cette obligation de déclaration annuelle s’appliquera chaque année par la suite.

Aux termes de la Loi sur l’équité salariale (Loi), entrée en vigueur le 31 août 2021, les employeurs sous réglementation fédérale doivent corriger de manière proactive la discrimination systémique fondée sur le sexe qui entache les pratiques de rémunération en déterminant s’il existe des écarts salariaux entre les employés de catégories d’emploi à prédominance féminine et les employés de catégories d’emploi à prédominance masculine de valeur similaire.

La plupart des employeurs visés étaient tenus d’afficher la version définitive de leur plan d’équité salariale et leur avis d’augmentations salariales au plus tard le 3 septembre 2024, à moins de s’être vu octroyer une prolongation par le Bureau de la commissaire à l’équité salariale. Vous trouverez ci-après les échéances imminentes ainsi que d’autres renseignements pertinents pour les employeurs visés par la Loi. 

Déclaration annuelle

Pour s’assurer qu’ils demeurent en règle, la Loi exige des employeurs qu’ils déposent une déclaration annuelle auprès du Bureau de la commissaire à l’équité salariale au plus tard le 30 juin de chaque année civile, ce qui signifie que de nombreux employeurs sous réglementation fédérale doivent déposer leur première déclaration annuelle prochainement, soit au plus tard le 30 juin 2025, si les deux conditions suivantes s’appliquent :

• ils continuent d’être des milieux de travail sous réglementation fédérale comptant au moins 10 employés;
• ils ont affiché la version définitive de leur plan d’équité salariale en 2024.

Les employeurs qui ont obtenu une prolongation de la période prévue pour l’affichage de la version définitive de leur plan d’équité salariale sont tenus de déposer leur déclaration annuelle au plus tard le 30 juin de l’année civile suivant l’année à laquelle ils ont affiché la version définitive de leur plan d’équité salariale. Par exemple, si un employeur a obtenu une prolongation jusqu’au 1^er février 2025 pour afficher la version définitive de son plan d’équité salariale, il doit déposer sa première déclaration annuelle au plus tard le 30 juin 2026.

Cette déclaration annuelle doit contenir des renseignements sur l’employeur et son plan d’équité salariale, notamment ce qui suit :

• le nom de l’employeur;
• le nombre total d’employés qu’il comptait au cours de la dernière année;
• la date à laquelle l’employeur est devenu assujetti à la Loi; 
• la date de la version la plus récente de son plan d’équité salariale affichée;
• si la version la plus récente du plan affichée a été établie ou mise à jour avec ou sans comité d’équité salariale;
• le nombre de catégories d’emploi à prédominance féminine figurant dans le plan à qui il convient d’appliquer une augmentation de la rémunération ainsi que le montant de cette augmentation et la date à laquelle elle sera appliquée.

Les déclarations annuelles doivent être déposées par l’intermédiaire du portail des déclarations annuelles accessible sur le site Web de la Commission canadienne des droits de la personne. Les employeurs ne sont pas tenus de communiquer leur déclaration annuelle à d’autres parties du milieu de travail avant de la déposer.

Mise à jour du plan d’équité salariale

En plus de la déclaration annuelle, les employeurs sont tenus par la Loi d’afficher une mise à jour de leur plan d’équité salariale tous les cinq ans afin de repérer de nouveaux écarts salariaux et d’y remédier. Le processus de mise à jour comprend la collecte de données en milieu de travail, l’analyse des renseignements en milieu de travail et la comparaison de la rémunération des catégories d’emploi à prédominance féminine avec celles à prédominance masculine de valeur similaire.

Les employeurs qui comptent des employés syndiqués ou au moins 100 employés doivent constituer un comité d’équité salariale pour mettre à jour leur plan d’équité salariale.

Sanctions administratives pécuniaires

Tout employeur qui contrevient à la Loi s’expose à des sanctions administratives pécuniaires. Le montant maximal par violation s’élève à 30 000 $ pour les employeurs comptant de 10 à 99 employés et à 50 000 $ pour les employeurs comptant au moins 100 employés. Les sanctions imposées seront déterminées en fonction de divers facteurs, notamment la gravité de la violation, et de la manière définie dans les règlements pris en application de la Loi.

Points à retenir

Compte tenu de l’imminence des échéances de déclaration, les employeurs sous réglementation fédérale devraient préparer leur déclaration annuelle dans les délais prescrits. Ils devraient également examiner régulièrement leur méthode de collecte de données annuelle, réfléchir à l’éventuelle nécessité de mettre sur pied un comité d’équité salariale aux fins du processus de maintien de l’équité salariale et veiller à la mise en œuvre adéquate de leur plan d’équité salariale afin de demeurer en règle avec la Loi. Pour toute question ou préoccupation concernant le respect de la Loi, veuillez vous adresser à votre conseiller ou conseillère juridique.

L’autrice tient à remercier Valerie Li, stagiaire, pour son aide dans la préparation de la présente actualité juridique.