Lignes directrices relatives à la divulgation de renseignements sur la diversité aux termes de la LCSA

Corporations Canada a publié des lignes directrices afin d’aider les sociétés cotées en bourse régies par la LCSA à préparer leur divulgation annuelle de renseignements sur la diversité.

Exigences de divulgation de renseignements sur la diversité

Depuis janvier 2020, les sociétés cotées en bourse constituées sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) sont tenues de divulguer certains renseignements sur la diversité au sein de leur conseil d’administration et de leur haute direction. Les renseignements sont axés sur la représentation de membres de quatre groupes désignés : les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie de minorités visibles. Les sociétés régies par la LCSA doivent notamment indiquer chaque année si elles ont ou non des cibles en place en vue d’accroître la représentation de ces quatre groupes et, dans la négative, pourquoi elles n’en n’ont pas adoptées. Elles doivent également divulguer des statistiques relativement au nombre et au pourcentage d’administrateurs et de membres de la haute direction appartenant à chaque groupe désigné. On peut consulter de l’information supplémentaire sur les exigences législatives ici.

Lignes directrices

À la suite de l’examen des renseignements présentés par les sociétés régies par la LCSA au cours de la première année ayant suivi l’entrée en vigueur des nouvelles exigences, Corporations Canada a publié des lignes directrices afin d’aider les sociétés à divulguer certaines parties des renseignements requis de façon plus cohérente et plus claire. Le texte qui suit présente un sommaire de ces recommandations.

Cibles :

Corporations Canada recommande d’utiliser un tableau pour divulguer les renseignements requis suivants, en présentant les données pour le conseil et pour la haute direction sur des lignes distinctes : 

• si la société a ou non adopté une cible pour chacun des quatre groupes désignés; et 
• si des cibles ont été adoptées, la cible pour chaque groupe désigné (en nombre, en pourcentage ou selon une fourchette) et l’échéance prévue pour l’atteinte de chaque cible.

Résultats réels : 

Corporations Canada recommande également d’utiliser un tableau pour indiquer le nombre et le pourcentage d’administrateurs et de hauts dirigeants appartenant à chacun des groupes désignés, en présentant encore une fois les données pour le conseil et pour la haute direction dans des lignes distinctes. Le tableau devrait inclure :

• non seulement le nombre d’administrateurs / de membres de l’équipe de haute direction appartenant à chaque groupe désigné, mais également le nombre total d’administrateurs au sein du conseil et le nombre total de membres de l’équipe de haute direction;
• un zéro ou la mention « néant » lorsqu’il n’y a aucun membre d’un groupe désigné; et
• une indication à savoir si une personne est membre de plus d’un groupe désigné (indication facultative, mais recommandée).

Renseignements supplémentaires et volontaires :

Si la société choisit de divulguer des cibles et des statistiques pour un groupe autre que les quatre groupes désignés (comme la communauté LGBTQ+) ou d’étendre l’application des exigences au-delà de la haute direction (comme à un groupe plus large des postes de cadres ou à l’effectif total), elle doit divulguer ces cibles et statistiques séparément.

Date des renseignements : 

Les sociétés doivent indiquer clairement la date de la divulgation, qui peut être la fin de leur exercice, la date de leur circulaire ou une autre date qu’elles jugent appropriée. Aux fins de la divulgation des nombres et des pourcentages réels d’administrateurs qui appartiennent à chaque groupe désigné, les sociétés pourraient vouloir divulguer les renseignements applicables tant en date de la circulaire qu’immédiatement à la suite de l’assemblée des actionnaires, en présumant que tous les candidats aux postes d’administrateur seront élus.

Exigence en matière de dépôt

Il est important que les sociétés régies par la LCSA déposent leurs renseignements sur la diversité auprès de Corporations Canada, ce qui peut être accompli en déposant la circulaire de sollicitation de procurations de la direction en entier ou seulement les extraits pertinents. Il ne suffit pas de déposer la circulaire sur SEDAR. On peut consulter de l’information supplémentaire ici.

Renseignements supplémentaires

Les nouvelles lignes directrices en matière de diversité de Corporations Canada sont disponibles ici. Un exemplaire du rapport renfermant les conclusions et les statistiques faisant suite à la première année de divulgation de renseignements sur la diversité est disponible ici.  

Vous pouvez également consulter notre publication précédente sur les exigences de la LCSA en matière de diversité et nos observations concernant les défis auxquels les sociétés ont fait face l’an dernier, ainsi que nos recommandations en vue d’améliorations, disponible ici.