Éviter le mécontentement des autorités de réglementation dans les années 2020 : mesures de conformité pour une nouvelle décennie

Si vous n’avez pas encore pris vos résolutions d’entreprise pour les années 2020, assurez-vous de placer la conformité réglementaire pour les secteurs indiqués ci-dessous en tête de liste. Les sanctions pour le non-respect de ces lois sont lourdes : elles comprennent des amendes, des peines de prison et une atteinte à la réputation. Pour la nouvelle décennie, la conformité constitue la clé pour éviter le mécontentement des autorités de réglementation.

Sanctions et contrôles à l’exportation 

Si votre entreprise effectue des opérations internationales ou importe ou exporte des biens, il est important d’adapter des politiques et des procédures pour assurer le respect des lois en matière de sanctions économiques et de contrôle des exportations. Les risques de non-conformité sont accrus si votre entreprise : i) effectue des opérations avec des pays qui sont assujettis aux sanctions canadiennes (ou d’autres pays) comme la Russie, l’Ukraine, le Venezuela ou l’Iran; ou ii) achète ou vend des biens de haute technologie, des articles militaires ou des biens à double usage, lesquels sont désignés pour des applications civiles mais pourraient également être utilisés à des fins militaires (c.-à-d. la cryptographie).  

Vos politiques et procédures devraient permettre aux employés de confirmer, dans chaque cas, que l’entreprise, notamment : ne traite pas avec des personnes ou des entités ayant fait l’objet de sanctions; possède tous les permis d’exportation requis pour exporter des articles figurant sur la Liste des marchandises d’exportation contrôlée; et ne contrevient à aucune sanction visant une région ou des biens en particulier, comme des restrictions imposées sur les opérations visant la région de la Crimée en Ukraine. De plus, les politiques et procédures devraient indiquer que tout lien avec les États-Unis, y compris la participation de citoyens ayant la double nationalité ou une entente en monnaie américaine, pourrait également entraîner des sanctions américaines.

Il est important de vous assurer que vos employés reçoivent une formation sur vos politiques et procédures, y compris sur la manière de reconnaître les signaux d’alarme, et de prévoir des rappels périodiques. Étant donné que les sanctions sont en constante évolution, il faut également passer en revue les politiques à l’occasion pour confirmer qu’elles sont à jour. Par exemple, le Canada a modifié ses sanctions liées à la Russie et à l’Ukraine en 2019 pour ajouter des personnes et des entités désignées. Les employés doivent aussi savoir qu’ils peuvent signaler toute éventuelle question par les mécanismes internes, et ce, en toute confidentialité et sans crainte de représailles.

Éthique et lutte contre la corruption 

Que votre entreprise exerce ou non des activités outre-mer, les politiques et procédures de l’entreprise devraient traiter de questions d’éthique et de lutte contre la corruption. La violation des lois canadiennes en matière de lutte contre la corruption ou de trafic d’influence au Canada et à l’étranger peut mener non seulement à des amendes, mais aussi à une atteinte à la réputation et à une interdiction de soumissionner auprès des marchés du gouvernement. Il convient de prendre davantage de précautions lorsque des activités sont exercées dans des pays dont la note est faible sur l’indice Indice de la perception de la corruption publié par Transparency International¹. À titre de référence, le Danemark, la Nouvelle-Zélande, la Finlande, Singapour, la Suède et la Suisse détiennent les notes les plus élevées alors que le Mexique, le Liban, les Philippines, la Thaïlande, le Brésil et le Vietnam, notamment, ont une note inférieure à la moyenne de 43 sur 100. Le Canada est à égalité avec le Luxembourg et arrive 9^e sur la liste.

Les politiques et procédures devraient au moins traiter de ce qui suit : donner et recevoir des cadeaux, divertissement et avantages de représentation, corruption (y compris les paiements de facilitation), contributions politiques et lobbying, vérification diligente des partenaires d’affaires et des fournisseurs et tenue de dossiers.

D’ici la fin de la décennie, il est presque certain que de nouvelles exigences en matière d’éthique verront le jour dans le contexte réglementaire mondial, notamment en durabilité de l’environnement et en chaînes d’approvisionnement, et les entreprises doivent demeurer au courant des nouveaux développements.  

Concurrence/antitrust 

Que votre entreprise exerce ses activités entièrement à l’échelle nationale, principalement à l’échelle internationale ou un peu des deux, vous devriez vous intéresser au droit de la concurrence/antitrust. Si vos employés participent régulièrement à des associations commerciales ou que votre entreprise conclut des coentreprises avec vos concurrents, votre entreprise pourrait courir davantage de risques de violer les lois sur la concurrence; il est donc possible que des mécanismes plus sévères soient requis. Dans tous les cas, votre entreprise devrait mettre en place des politiques et mécanismes pour prévenir la conclusion ou l’apparence de conclusion d’ententes inappropriées avec des concurrents, comme la fixation des prix et le truquage des offres, et pour limiter le partage de renseignements de nature délicate du point de vue de la concurrence. 

Conclusion

La mise en œuvre, l’examen et la mise à jour périodiques de politiques et procédures dans ces secteurs qui sont adaptées aux activités de votre entreprise peuvent réellement contribuer à réduire les risques liés à la conformité. Les entreprises doivent également mettre en place des mécanismes qui permettent aux employés de signaler des violations des lois ou des politiques d’entreprise en toute confidentialité et sans crainte de représailles. Cependant, la mise en place de politiques ne suffit pas – il est également essentiel d’établir une culture positive et de donner le ton pour montrer aux employés l’importance de la conformité et de leur offrir de la formation et des formations de rappel.

Il est prévu que les conséquences du non-respect des sanctions, des contrôles à l’exportation et des lois sur la lutte contre la corruption et sur la concurrence/antitrust seront lourdes pour les années à venir, alors accordez la priorité à la conformité réglementaire et accueillez les années 2020 avec énergie.