Rappel utile au sujet des règlements relatifs aux préavis

Alors que la saison des procurations tire à sa fin, la Cour de chancellerie du Delaware a publié une décision portant sur le recours de plus en plus fréquent aux règlements relatifs aux préavis dans le but de freiner les campagnes d’activisme des actionnaires. Même si, au final, l’affaire a été rejetée pour des motifs procéduraux, la décision rappelle aux sociétés par actions qu’il est important pour elles de mettre en œuvre un règlement relatif aux préavis et de le réviser régulièrement pour s’assurer qu’il comporte des procédures modernes capables de résister à une contestation judiciaire.

Contexte de l’affaire Siegel v. Morse

Dans l’affaire Siegel v. Morse, le demandeur (un actionnaire particulier) contestait des modifications apportées au règlement relatif aux préavis d’une société qui ajoutaient, notamment, des dispositions se rapportant à la définition de l’expression « agir de concert » (acting in concert) et des obligations pour les actionnaires proposant des candidatures de communiquer de l’information supplémentaire à leur sujet, au sujet des candidats qu’ils proposaient et au sujet de toute personne avec laquelle ils travaillaient. Les obligations de communication d’information supplémentaires comprenaient tous les mécanismes de rémunération entre les actionnaires proposant des candidatures et les candidats proposés, de l’information sur la détention des parts de la société (actuelle et historique) par les actionnaires proposant des candidatures et toute relation ou participation importante concernant un « concurrent principal » (principal competitor) de la société.

Le demandeur avançait que les modifications servaient à empêcher la participation équitable des actionnaires au processus d’élection des administrateurs de la société et que les administrateurs de la société avaient donc manqué à leurs devoirs fiduciaires lorsqu’ils avaient approuvé les modifications.

La Cour de chancellerie du Delaware a rejeté la contestation du demandeur pour le motif qu’elle était « prématurée » (unripe) en s’appuyant sur le principe juridique américain selon lequel les cours fédérales ne se penchent pas sur des différends en l’absence d’une controverse en cours nécessitant une résolution. Le demandeur n’avait pas cherché à proposer la candidature d’un administrateur et n’était pas en mesure de nommer d’autres actionnaires que les règlements modifiés auraient brimés. Puisque les seules allégations qui lui étaient soumises étaient hypothétiques, le tribunal a par conséquent refusé de se prononcer sur leur teneur.

Règlement relatif aux préavis 2.0

En attendant qu’une décision de fond soit rendue à l’égard des obligations de communication d’information dans le cadre des règlements relatifs aux préavis, les sociétés devraient en profiter pour mettre en œuvre ou moderniser leur propre règlement relatif aux préavis. Nous avons récemment publié des lignes directrices sur les règlements relatifs aux préavis et avons proposé le « règlement relatif aux préavis 2.0 ». Comme il est mentionné dans nos lignes directrices, les recommandations apportent des améliorations clés aux obligations traditionnelles liées aux préavis, notamment :

• Des périodes d’avis prolongées – Le règlement relatif aux préavis 2.0 prolonge le délai de remise d’un avis de mise en candidature à un poste d’administrateur en le faisant passer des 30 jours d’usage actuels (avant l’assemblée annuelle des actionnaires) à un minimum de 60 jours.
• Obligations de communication d’information mises à jour pour les candidats à un poste d’administrateur – Le règlement relatif aux préavis 2.0 met à jour les obligations de communication d’information sur la mise en candidature à un poste d’administrateur afin d’inclure : i) les sources de rémunération financière ou monétaire pour les services à titre d’administrateur ou de candidat; et ii) les conventions, arrangements, ententes ou engagements conclus avec une autre partie obligeant le candidat à voter ou à agir d’une certaine manière.
• Obligations de communication d’information mises à jour pour les actionnaires proposant une candidature – Le règlement relatif aux préavis 2.0 met également à jour les obligations de communication d’information sur la mise en candidature à un poste d’administrateur afin d’inclure : i) les conventions, engagements, arrangements ou ententes entre l’actionnaire proposant une candidature et toute autre partie qui se rapportent à la mise en candidature; ii) les personnes physiques ou entités connues de l’actionnaire proposant une candidature qui appuient financièrement ou de manière importante la candidature; et iii) les procurations, conventions, engagements, arrangements ou relations accordant à l’actionnaire proposant une candidature des droits de vote à l’égard des actions de l’émetteur.

Points à retenir pour les sociétés par actions

Même si la décision Siegel v. Morse est fondée sur des principes de nature procédurale, elle devrait rappeler aux sociétés par actions qu’elles devraient :

• mettre en œuvre un règlement relatif aux préavis si elles ne l’ont pas encore fait;
• mettre à jour régulièrement leur règlement relatif aux préavis pour suivre l’évolution des pratiques exemplaires;
• veiller à ce que leur règlement soit bien étayé et capable de résister à une contestation judiciaire.

Notre règlement relatif aux préavis 2.0 offre une approche moderne aux préavis qui permet aux conseils d’administration d’adopter des recommandations éclairées à l’égard des candidats à un poste d’administrateur et aux actionnaires de voter de manière éclairée et en temps utile.

Pour en savoir plus sur le règlement relatif aux préavis 2.0, visionnez notre webinaire sur demande (en anglais seulement). Pour toute demande d’information ou pour obtenir un exemplaire du texte intégral du règlement relatif aux préavis 2.0, communiquez avec un membre de notre équipe Situations spéciales.